Warum DSGVO bei Events nicht verhandelbar ist
Jede Veranstaltung – ob Firmenjubiläum, Fachkongress oder Hochzeit – erzeugt personenbezogene Daten. Sobald Sie Namen, E-Mail-Adressen oder gar Zahlungsdaten Ihrer Gäste erfassen, greifen die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung. Als Veranstalter tragen Sie die volle Verantwortung.
Die gute Nachricht: Es gibt mittlerweile zahlreiche europäische Alternativen, die Datenschutz nicht als lästiges Beiwerk betrachten, sondern als Kernfeature. Wir haben die besten davon getestet.
Unsere Bewertungskriterien
Für unser Ranking haben wir jedes Tool anhand von sechs Dimensionen bewertet:
Hosting & Serverstandort
Wo liegen die Daten? EU/EWR-Server sind Pflicht, deutsche oder Schweizer Server ideal.
Vertragliche Absicherung
Ist ein AV-Vertrag verfügbar? Gibt es Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2?
Technische Sicherheit
Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, automatische Löschfristen und Audit-Logs.
Funktionsumfang
Registrierung, Check-In, Ticketing, Kommunikation – was deckt das Tool ab?
Preis-Leistung
Gibt es einen kostenlosen Einstieg? Wie skalieren die Kosten mit der Teilnehmerzahl?
Benutzerfreundlichkeit
Wie schnell ist ein Event aufgesetzt? Braucht man technisches Vorwissen?
Die Top 10 im Detail
Checkinmanager
🇩🇪 DeutschlandEmpfehlungEinfach, schnell, DSGVO-konform – für Events jeder Größe
Checkinmanager wurde von Anfang an für den deutschen Markt entwickelt. Die Plattform vereint Online-Anmeldung, QR-Code Check-In und Echtzeit-Statistiken in einer intuitiven Oberfläche. Alle Daten liegen auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg), ein AV-Vertrag ist inklusive und Teilnehmerdaten werden nach konfigurierbaren Fristen automatisch gelöscht.
Stärken
- 100 % deutsche Server – keine Datenübertragung ins Ausland
- QR-Code Check-In in unter 2 Sekunden
- Eigene Eventseite mit Online-Anmeldung
- Echtzeit-Dashboard mit Live-Statistiken
- Ticketverkauf über Stripe (EU-Verarbeitung)
- Automatische Datenlöschung nach Event-Ende
- Kostenlos bis 10 Gäste – kein Kreditkartenzwang
- Whitelabel für Agenturen verfügbar
Grenzen
- Kein nativer App-Store-Download (PWA funktioniert auf allen Geräten)
- E-Mail-Marketing nur über externe Integration
Sweap
🇩🇪 DeutschlandGästemanagement für Marketing-Teams mit Freemium-Einstieg
Sweap richtet sich an Marketing-Abteilungen, die regelmäßig Events veranstalten. Die Plattform bietet elegante Einladungsdesigns, automatisierte Kommunikation und einen Check-In per App. Besonders hervorzuheben: Sweap ist nicht nur DSGVO-konform, sondern auch EAA-konform (Barrierefreiheit) – ein Alleinstellungsmerkmal im Markt.
Stärken
- Deutsche Server, 100 % DSGVO-konform
- EAA-konform (Barrierefreiheit)
- Freemium-Plan verfügbar
- Schneller, persönlicher Support
- Wiederkehrende Events einfach duplizieren
Grenzen
- Layout-Anpassungen begrenzt
- Für große Messen weniger geeignet
- Kein Ticketverkauf integriert
Oniva
🇨🇭 SchweizSchweizer Präzision für Konferenzen und VIP-Events
Oniva kommt aus der Schweiz und bietet eine durchdachte All-in-One-Lösung für anspruchsvolle Business-Events. Die Registrierungslogik ist extrem flexibel, die Daten werden verschlüsselt in der Schweiz gespeichert – ein Datenschutzniveau, das dem der EU gleichgestellt ist. Besonders überzeugt die intuitive Bedienung.
Stärken
- Verschlüsselte Speicherung in der Schweiz
- Sehr intuitive Oberfläche
- Flexible Registrierungslogik mit Bedingungen
- API-Integrationen für CRM-Anbindung
Grenzen
- Fokus auf Business-Events – für Privatfeiern überdimensioniert
- Keine integrierte Umfragefunktion
- Preise nicht öffentlich
Converve
🇩🇪 DeutschlandKI-gestütztes Networking für B2B-Messen
Wer Fachmessen oder Networking-Events organisiert, findet in Converve einen Spezialisten. Die Plattform setzt auf KI-basiertes Matchmaking: Teilnehmer werden automatisch mit relevanten Gesprächspartnern zusammengebracht. Hosting in Deutschland, mehrsprachig und DSGVO-konform.
Stärken
- KI-Matchmaking für gezieltes Networking
- Deutsche Server
- Mehrsprachig (ideal für internationale Messen)
- Terminvereinbarung zwischen Teilnehmern
Grenzen
- Kein vollständiges Eventmanagement-System
- Nur für Networking-fokussierte Events sinnvoll
- Preise nur auf Anfrage
LineUpr
🇩🇪 DeutschlandEvent-Apps ohne App-Store – schnell erstellt, fair bepreist
LineUpr löst ein konkretes Problem: Teilnehmer brauchen Programm, Lageplan und Speaker-Infos auf dem Smartphone – ohne eine App herunterladen zu müssen. Die Web-App ist in Minuten erstellt und wird pro Event abgerechnet, ohne Jahresvertrag.
Stärken
- Event-App in Minuten erstellt
- Kein App-Download nötig (Web-App)
- Pro-Event-Abrechnung, kein Abo-Zwang
- Deutsche Server
- Interaktive Features (Umfragen, Q&A, Feedback)
Grenzen
- Kein Ticketing oder Zahlungsabwicklung
- Kein Anmeldemanagement – nur Ergänzungstool
- Kein Check-In-System
idloom
🇧🇪 BelgienZertifiziert und ohne Teilnehmergebühren
Die belgische Plattform idloom punktet mit einem seltenen Vorteil: keine Gebühren pro Teilnehmer. Dazu kommen umfangreiche Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC 2), die besonders für Bildungseinrichtungen und Konzerne relevant sind.
Stärken
- Keine Gebühren pro Teilnehmer
- ISO 27001 & SOC 2 zertifiziert
- EU-Hosting, kein Mindestvertrag
- Gut für wiederkehrende Schulungsreihen
Grenzen
- Oberfläche wirkt anfangs komplex
- Vereinzelt Bugs bei Zahlungsfunktionen gemeldet
- Primär auf EN/FR/NL ausgerichtet
SpotMe
🇨🇭 SchweizEnterprise-Plattform für regulierte Branchen
SpotMe ist die Wahl für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie Pharma, Life Sciences oder Finanzdienstleistungen. Die Plattform bietet Enterprise-grade Sicherheit und tiefe CRM-Integrationen – allerdings zu Enterprise-Preisen.
Stärken
- Höchste Compliance-Standards
- Tiefe CRM-Integration (Veeva, Salesforce)
- Schweizer Datenspeicherung
- Spezialisiert auf Pharma-Compliance
Grenzen
- Nur Enterprise-Pricing (kein Self-Service)
- Aufwändiges Onboarding
- Für Standard-Events massiv überdimensioniert
Swapcard
🇫🇷 FrankreichMesse-Plattform mit KI-Networking und Top-Zertifizierungen
Die französische Plattform Swapcard hat sich auf große B2B-Messen und Verbandskonferenzen spezialisiert. Mit ISO 27001:2022, SOC 2 und PCI DSS v4.0 gehört Swapcard zu den am besten zertifizierten Anbietern im Markt.
Stärken
- Dreifach-Zertifizierung (ISO, SOC, PCI)
- KI-basiertes Teilnehmer-Matching
- EU-Hosting
- Starke Sponsoring- und Ausstellerfeatures
Grenzen
- Preise nur auf Anfrage
- Primär für große Events konzipiert
- Einarbeitungszeit erforderlich
InviteDesk
🇧🇪 BelgienNo-Code-Einladungsmanagement für Sales & Marketing
InviteDesk löst ein spezifisches Problem: Wie organisiert man den Einladungsprozess für B2B-Events, wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter Gäste einladen? Die No-Code-Plattform ermöglicht Sales-Kollaboration ohne Entwickleraufwand.
Stärken
- No-Code – kein Entwickler nötig
- ISO 27001 zertifiziert
- Sales-Teams können eigene Gäste einladen
- EU-Hosting
Grenzen
- Kein vollständiges Eventmanagement
- Kein Ticketing
- Nur für Einladungs-Workflows sinnvoll
aanmelder.nl
🇳🇱 NiederlandeAkademische Events und Behörden-Compliance
Die niederländische Plattform aanmelder.nl hat sich eine Nische bei Hochschulen, Behörden und Non-Profit-Organisationen erarbeitet. Besonderes Feature: Abstract Handling für wissenschaftliche Konferenzen. Nutzungsbasiertes Pricing ohne Fixkosten.
Stärken
- ISO 27001:2022 & SOC 2
- Abstract Handling für akademische Events
- Nutzungsbasiertes Pricing
- EU-Hosting (Niederlande)
Grenzen
- Primär auf NL/EN-Markt ausgerichtet
- Für kleine Events teuer
- Einarbeitungszeit
Vergleichstabelle
Welches Tool für welchen Einsatz?
Hochzeit oder Privatfeier
→ Checkinmanager
Kostenlos bis 10 Gäste, Online-RSVP, QR-Code am Empfang. Kein Overkill, kein Abo-Zwang.
Regelmäßige Firmenevents
→ Sweap oder Checkinmanager
Sweap für Marketing-Teams mit Einladungsdesign, Checkinmanager für schnellen Check-In.
Pharma & regulierte Branchen
→ SpotMe
Enterprise-Sicherheit, CRM-Integration, Compliance für Pharma und Life Sciences.
Universität oder Behörde
→ idloom oder aanmelder.nl
ISO-zertifiziert, keine Teilnehmergebühren, Abstract Handling für Wissenschaft.
B2B-Messe oder Networking
→ Converve oder Swapcard
KI-Matchmaking, Terminvereinbarung, Sponsoring-Features für professionelle Messen.
Konferenz mit Event-App
→ LineUpr + Checkinmanager
LineUpr für die Teilnehmer-App, Checkinmanager für Anmeldung und Check-In.
Finger weg: Nicht DSGVO-konforme Tools
Diese weit verbreiteten Tools erfüllen die DSGVO-Anforderungen für Events nicht oder nur unzureichend:
Google Forms
- US-Server, kein Event-spezifischer AV-Vertrag
- Keine Löschfristen, kein Check-In
- → Besser: Checkinmanager (kostenlos bis 10 Gäste)
Eventbrite
- US-Unternehmen, CLOUD Act, Daten für Marketing
- AV-Vertrag nur auf Anfrage, hohe Gebühren
- → Besser: Checkinmanager oder Sweap
Meetup
- US-Unternehmen, Teilnehmerdaten für Plattform-Marketing
- Keine Kontrolle über Datenverarbeitung
- → Besser: Checkinmanager oder LineUpr
Typeform / Calendly
- US-Server, nicht für Teilnehmerdaten konzipiert
- Keine Event-spezifischen Datenschutz-Features
- → Besser: Sweap oder Checkinmanager
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich wirklich einen AV-Vertrag für mein Event-Tool?
Ja, ausnahmslos. Sobald ein externer Dienstleister personenbezogene Daten Ihrer Teilnehmer verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gesetzlich vorgeschrieben – unabhängig von der Eventgröße.
Gibt es ein kostenloses DSGVO-konformes Event-Tool?
Ja. Checkinmanager ist bis 10 Gäste komplett kostenlos nutzbar – inklusive QR-Code Check-In, Online-Anmeldung und deutschen Servern. Sweap bietet ebenfalls einen Freemium-Einstieg.
Wie lange darf ich Teilnehmerdaten speichern?
Nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1e DSGVO). Empfehlung: Automatische Löschung 30–90 Tage nach dem Event, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. steuerliche Belege: 10 Jahre).
Ist die Schweiz DSGVO-konform?
Ja. Die EU-Kommission hat der Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt (Angemessenheitsbeschluss). Schweizer Tools wie Oniva oder SpotMe können daher ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen eingesetzt werden.
Was droht bei einem DSGVO-Verstoß?
Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes, Abmahnungen durch Wettbewerber, Schadensersatzforderungen von Betroffenen und erhebliche Reputationsschäden.
Fazit
Der europäische Markt für Eventmanagement-Software ist 2026 so stark wie nie. Für praktisch jeden Anwendungsfall gibt es eine DSGVO-konforme Lösung – von der kleinen Vereinsfeier bis zur internationalen Pharma-Konferenz.
Unser Fazit: Wer ein Tool sucht, das einfach funktioniert, DSGVO-konform ist und keinen IT-Hintergrund voraussetzt, liegt mit Checkinmanager richtig. Für spezialisierte Anforderungen (Networking, Pharma, Akademie) gibt es exzellente Alternativen im EU-Raum.