Das Szenario: „Ich habe noch nie ein Event organisiert…"
Auf Reddit teilen viele Assistenten (EAs und PAs) dasselbe Schicksal: Zwischen Terminkalendern und Ad-hoc-Aufgaben sollen sie plötzlich Sommerfeste und Gala-Abende jonglieren. Die größten Sorgen sind meist:
- ⏰ Zeitmanagement: Wie soll das neben dem Tagesgeschäft gehen?
- 👔 Kontrollierende Chefs: Wie managt man Erwartungen der Führungsebene?
- 📋 Organisation: Wo fange ich an und wie behalte ich den Überblick?
Klingt vertraut? Dann bist du hier genau richtig. Die folgenden Tipps stammen direkt aus der EA-Community und von erfahrenen Office Managern, die genau diese Situation gemeistert haben.
3 Profi-Tipps für den Start (EA-erprobt)
1. Die richtigen Fragen an die Location
Wenn du Locations anfragst, lass dich nicht mit „Ja, wir machen das" abspeisen. Frag konkret:
- „Ist das Catering im Paket enthalten oder müssen wir externe Partner suchen?"
- „Gibt es versteckte Kosten für Technik (Mikros, Beamer, WLAN)?"
- „Wie flexibel ist die Teilnehmerzahl (Deadline für finale Liste)?"
2. Erwartungsmanagement: Der „Decision-Batch"
Statt deinen Chef wegen jeder Kleinigkeit zu fragen, bereite drei fertige Optionen vor (z. B. 3 Menüs, 2 Farbschemata). Präsentiere sie in einem festen 15-Minuten-Meeting. So behältst du die Fäden in der Hand, und dein Chef hat das Gefühl, die Kontrolle zu haben.
„Ich habe gelernt: Chefs wollen nicht jede Entscheidung treffen – sie wollen nur das Gefühl haben, dass sie es könnten. Drei Optionen, eine Empfehlung, fertig." – Sarah, Executive Assistant seit 8 Jahren
3. Digitale Helfer statt E-Mail-Chaos
Der größte Zeitfresser ist das Sammeln von Zusagen, Essenswünschen (Vegan/Allergien) und das Verschicken von Infos. Hör auf, Excel-Listen manuell zu führen!
Moderne digitale Gästelisten nehmen dir genau diese Arbeit ab: Teilnehmer tragen sich selbst ein, wählen ihr Menü und bekommen automatisch eine Bestätigung. Du behältst in Echtzeit den Überblick.
Erprobte Vorlage: Digitale Gästelisten-Vorlage für Firmenfeiern (DSGVO-konform). Erstelle in 30 Sekunden eine Event-Seite mit Self-Registration, automatischem Ticketversand und Echtzeit-Dashboard.
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Im Reddit-Post wird gefragt: „Wie haltet ihr euch organisiert?" – Die Antwort ist Automatisierung. Statt hunderte E-Mails hin und her zu schicken:
In 30 Sekunden eine Anmeldeseite erstellen und den Link in die Firma schicken.
Jeder Mitarbeiter trägt sich selbst ein – inkl. Plus-Eins oder Menüwahl.
Das System schickt sofort ein QR-Code-Ticket. Du musst nichts tun.
Wenn dein Chef fragt: „Wie viele kommen?" – ein Klick ins Dashboard genügt.
Der Clou für den Einlass: Am Tag des Events nutzt du einfach dein Smartphone, um die Kollegen einzuchecken. Professioneller geht es nicht – und du hast endlich Zeit, selbst ein Glas Sekt zu trinken. 🥂
Fazit: Bleib entspannt
Eventplanung ist ein Marathon, kein Sprint. Mit dem richtigen Workflow und digitalen Helfern im Rücken verwandelst du dich von der gestressten PA zur gefeierten Event-Heldin der Firma.
Die drei wichtigsten Takeaways:
- Frag die Location die richtigen Fragen – spar dir böse Überraschungen.
- Nutze den „Decision-Batch" – drei Optionen, eine Empfehlung.
- Automatisiere die Gästeliste – kein Excel, keine E-Mail-Flut.
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