Planung
🏢 Raumplanung & Kapazitäten
Das Problem:
- Welcher Raum fasst wie viele Personen?
- Was passiert bei Überbuchung?
- Ohne Vorab-Anmeldung wird es zum Glücksspiel.
Die Lösung: Online-Anmeldung mit Session-Wahl und automatischer Kapazitätsprüfung.
Für Konferenz- & Eventplaner
Veranstaltung mit mehreren Sessions organisieren – Der komplette Guide
Konferenzen, Fachtage oder Workshops mit parallelen Sessions sind eine echte Herausforderung. Wer kommt wohin? Wie behält man den Überblick? Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, worauf du achten musst.
- Raumplanung & Kapazitäten im Griff – ohne Excel-Chaos.
- Teilnehmer wählen Sessions selbst – du behältst den Überblick.
- QR-Code Check-In pro Session – exakte Anwesenheitsdaten.
Praxis-Beispiel
Fachtag „Digitale Bildung" – 180 Teilnehmer, 9 Sessions
- 3 parallele Tracks à 3 Zeitslots = 9 Sessions in 4 Räumen.
- Teilnehmer wählen bei der Anmeldung ihre Wunsch-Sessions.
- QR-Code-Scan an jedem Raum – Anwesenheit in Echtzeit.
- Nach dem Event: Teilnahmebescheinigungen per Knopfdruck.
Was sind Multi-Session-Events?
Ein Multi-Session-Event ist eine Veranstaltung, bei der mehrere Programmpunkte gleichzeitig stattfinden. Teilnehmer wählen aus verschiedenen Workshops, Vorträgen oder Panels.
Typische Formate
Von der kleinen Fortbildung bis zur großen Konferenz – Multi-Session-Events gibt es in vielen Varianten. Gemeinsam ist ihnen: Teilnehmer müssen sich entscheiden, wohin sie gehen.
- Fachtage & Konferenzen3 parallele Tracks mit je 5 Vorträgen – Teilnehmer stellen sich ihr Programm zusammen.
- Workshops & Seminare8 Workshops zur Auswahl, begrenzte Plätze – wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
- Firmen-Events & OffsitesKeynote am Morgen, dann parallele Breakout-Sessions am Nachmittag.
- Medizinische FortbildungenCME-Punkte pro besuchter Session – lückenlose Dokumentation Pflicht.
- Kultur- & Kreativ-FestivalsLesungen, Panels und Mitmach-Workshops parallel in verschiedenen Räumen.
Die 5 größten Herausforderungen
Wer schon mal ein Event mit mehreren Sessions geplant hat, kennt diese Probleme. Die gute Nachricht: Alle lassen sich lösen.
Organisation
🧩 Teilnehmer-Zuordnung
Das Problem:
- 120 Teilnehmer, 6 Sessions, 3 Zeitslots.
- Wer geht wohin? Excel wird unübersichtlich.
- Änderungen sind ein Albtraum.
Die Lösung: Digitales Session-Management mit Echtzeit-Dashboard.
Dokumentation
📋 Anwesenheit pro Session
Das Problem:
- Wer war wirklich in welcher Session?
- Papierlisten sind fehleranfällig.
- Für Zertifikate braucht man exakte Daten.
Die Lösung: QR-Code-Scan an jedem Raum – automatische Anwesenheitsliste.
Flexibilität
🔄 Kurzfristige Änderungen
Das Problem:
- Ein Referent sagt ab, ein Raum fällt aus.
- Wie informiert man schnell alle Betroffenen?
- Gedruckte Programme sind sofort veraltet.
Die Lösung: Digitale Updates per E-Mail an alle betroffenen Teilnehmer.
Auswertung
📊 Reporting nach dem Event
Das Problem:
- Welche Session war am beliebtesten?
- Wie hoch war die No-Show-Rate?
- Ohne Daten keine Verbesserung.
Die Lösung: Automatische Reports mit Teilnahmequoten pro Session.
So planst du ein Multi-Session-Event – in 5 Schritten
Von der ersten Idee bis zum fertigen Event: Dieser Zeitplan hilft dir, nichts zu vergessen.
1
Programm festlegen
8–12 Wochen vorher: Sessions, Zeitslots und Räume definieren. Maximale Teilnehmerzahl pro Session festlegen.
2
Anmeldung öffnen
6–8 Wochen vorher: Online-Anmeldung mit Session-Auswahl starten. Teilnehmer wählen ihre Wunsch-Sessions.
3
Kapazitäten prüfen
2–4 Wochen vorher: Anmeldezahlen checken. Überbuchte Workshops? Räume tauschen oder Sessions zusammenlegen.
4
Erinnerungen versenden
1 Woche vorher: E-Mail mit persönlichem Programm, QR-Code-Ticket und Raumplan an alle Teilnehmer.
5
Check-In & Session-Tracking
Am Event-Tag: Digitaler Check-In am Haupteingang und an jedem Session-Raum. Echtzeit-Überblick.
Session-Management: Alt vs. Digital
Das Herzstück eines Multi-Session-Events ist die Zuordnung von Teilnehmern zu Sessions. Der Unterschied ist enorm.
❌ Der alte Weg
- Excel-Liste mit Teilnehmern und Session-Spalten
- Manuelle Zuordnung per E-Mail-Rückmeldung
- Papierlisten an jedem Raum
- Keine Echtzeit-Übersicht
- Fehleranfällig bei Änderungen
- Stundenlange Nacharbeit für Zertifikate
✅ Der digitale Weg
- Online-Anmeldung mit Session-Auswahl
- Automatische Kapazitätsprüfung
- QR-Code-Scan an jedem Raum
- Echtzeit-Dashboard: Wer ist wo?
- Sofortige Benachrichtigung bei Änderungen
- Teilnahmebescheinigungen per Knopfdruck
Check-In vor Ort: Das 2-Ebenen-System
Der Check-In ist der erste Eindruck deines Events. Bei Multi-Session-Events gibt es zwei Ebenen – und beide sind wichtig.
So funktioniert der 2-Ebenen-Check-In
Am Haupteingang wird die Anwesenheit bestätigt. An jedem Session-Raum wird erneut gescannt – für exakte Daten pro Workshop.
- Ebene 1: HaupteingangQR-Code-Scan oder Namenssuche. Badge ausgeben. Persönlichen Session-Plan aushändigen.
- Ebene 2: Session-RäumeSeparater QR-Scan pro Raum. Automatische Anwesenheitsliste. Echtzeit-Belegung im Dashboard.
- Funktioniert mit jedem GerätSmartphone, Tablet oder Laptop – keine spezielle Hardware nötig.
- 2 Sekunden pro ScanKein Stau, keine Warteschlange – auch bei 200+ Teilnehmern.
Deine Vorteile mit digitalem Session-Management
Online-Anmeldung mit Session-Wahl
Teilnehmer wählen selbst: Bei der Anmeldung können Teilnehmer ihre Wunsch-Sessions auswählen. Kapazitätsgrenzen werden automatisch eingehalten.
- Session-Auswahl direkt bei der Registrierung.
- Automatische Warteliste bei vollen Sessions.
- Bestätigungsmail mit persönlichem Programm.
QR-Code Check-In pro Session
Ein Scan pro Raum: An jedem Session-Eingang wird der QR-Code gescannt. Du weißt exakt, wer in welcher Session war.
- Funktioniert mit Smartphone – keine App nötig.
- Alternativ: Namenssuche für Gäste ohne QR-Code.
- Echtzeit-Anzeige: Wer ist da, wer fehlt?
Echtzeit-Dashboard
Alles auf einen Blick: Sieh jederzeit, wie viele Teilnehmer in welchem Raum sind. Reagiere sofort bei Engpässen.
- Live-Belegung pro Session-Raum.
- Gesamtübersicht aller Check-Ins.
- Export als Excel oder CSV jederzeit möglich.
DSGVO-konform & sicher
Daten bleiben in Deutschland: Hosting in deutschen Rechenzentren. Kein Google Analytics, kein Tracking.
- Automatische Datenlöschung nach dem Event.
- Kein Drittanbieter-Tracking.
- Perfekt für sensible Teilnehmerdaten.
Die ultimative Checkliste
Drucke diese Checkliste aus oder speichere sie – so vergisst du nichts.
📋 Vor dem Event
- Sessions, Zeitslots und Räume definieren
- Max. Teilnehmerzahl pro Session festlegen
- Referenten bestätigen & Technik klären
- Online-Anmeldung mit Session-Auswahl einrichten
- Raumplan & Beschilderung vorbereiten
- Erinnerungsmails mit Programm planen
- Check-In-Geräte (Smartphones/Tablets) testen
- Helfer einweisen: Wer steht wo?
🎯 Am Event-Tag
- Check-In am Haupteingang starten
- Session-Check-In an jedem Raum aktivieren
- Dashboard im Blick: Belegung prüfen
- Bei Überbuchung: Alternative anbieten
- Pausen für Raumwechsel (mind. 15 Min.)
📊 Nach dem Event
- Teilnahmelisten pro Session exportieren
- Teilnahmebescheinigungen erstellen
- Auswertung: Beliebteste Sessions, No-Shows
- Feedback einholen & dokumentieren
- Daten DSGVO-konform löschen
Häufige Fragen zu Multi-Session-Events
Wie viele Sessions kann ich pro Event anlegen?
Es gibt kein Limit. Du kannst beliebig viele Sessions (Panels) pro Event erstellen – egal ob 3 oder 30. Jede Session hat einen eigenen Check-In und eine eigene Teilnehmerliste.
Können Teilnehmer ihre Sessions bei der Anmeldung selbst wählen?
Ja! Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer aus den verfügbaren Sessions wählen. Du siehst in Echtzeit, welche Sessions wie stark gebucht sind, und kannst Kapazitätsgrenzen setzen.
Wie funktioniert der Check-In an den Session-Räumen?
An jedem Raum steht ein Helfer mit Smartphone oder Tablet. Teilnehmer zeigen ihren QR-Code, der wird gescannt – fertig. Alternativ kann auch per Namenssuche eingecheckt werden. Das dauert ca. 2 Sekunden pro Person.
Kann ich nach dem Event sehen, wer in welcher Session war?
Ja, absolut. Du bekommst eine detaillierte Anwesenheitsliste pro Session – exportierbar als Excel oder CSV. Perfekt für Teilnahmebescheinigungen, CME-Punkte oder interne Auswertungen.
Was passiert, wenn eine Session überbucht ist?
Du kannst ein Teilnehmerlimit pro Session setzen. Wenn alle Plätze belegt sind, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Du kannst auch Räume tauschen, wenn du siehst, dass eine Session besonders beliebt ist.
Brauche ich spezielle Hardware für den Check-In?
Nein. Der Check-In funktioniert mit jedem Smartphone oder Tablet mit Kamera. Keine App-Installation nötig – alles läuft im Browser. Du brauchst nur WLAN oder mobiles Internet.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Kein Google Analytics, kein Tracking durch Drittanbieter. Nach dem Event kannst du alle Teilnehmerdaten automatisch löschen lassen. Mehr zum Datenschutz →
Was kostet das?
Du kannst Checkinmanager kostenlos testen – mit bis zu 30 Teilnehmern pro Event, inklusive Panel-Check-In. Für größere Events gibt es flexible Tarife ab 29 €/Event. Keine Kreditkarte nötig zum Start.
Bereit für dein Multi-Session-Event?
Teste Checkinmanager kostenlos – mit Panel-Check-In, Echtzeit-Dashboard und automatischen Teilnahmebescheinigungen.
Keine Kreditkarte nötig · Kostenlos bis 30 Teilnehmer · DSGVO-konform
