Das Problem: Monatliche Kosten für Software, die Sie nur selten nutzen
Kennen Sie das? Sie organisieren drei, vier Events im Jahr — ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier, vielleicht einen Workshop und eine Kundenveranstaltung. Dafür brauchen Sie eine ordentliche Gästeliste-Software mit Online-Anmeldung und Check-In. Soweit nachvollziehbar.
Das Problem: Die meisten Anbieter verkaufen Ihnen ein monatliches Abo. Sie zahlen also auch in den acht Monaten, in denen Ihre Software nur Staub ansetzt. Das fühlt sich an wie ein Fitnessstudio-Abo im Winter — Sie zahlen, aber gehen nicht hin.
Die Rechnung, die niemand gerne macht
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Sie veranstalten 4 Events pro Jahr mit jeweils 80 Gästen. Bei den meisten Anbietern zahlen Sie ein Monatsabo — ob Sie die Software nutzen oder nicht.
Viele Anbieter setzen zudem auf Beratungsgespräche vor dem Start und Mindestlaufzeiten von 12 Monaten. Andere nennen den Preis nur auf Anfrage — was in der Regel bedeutet: nicht günstig.
Für Veranstalter mit 2–6 Events pro Jahr fühlt sich das schlicht falsch an. Sie bezahlen für Monate, in denen Sie die Software nicht einmal öffnen.
Pay-per-Event: Sie zahlen nur, wenn Sie tatsächlich veranstalten
Die Alternative ist denkbar einfach: Sie zahlen nur dann, wenn ein Event ansteht. In Monaten ohne Veranstaltung? Null Euro. Keine Grundgebühr, kein vergessenes Abo, keine automatische Verlängerung.
So funktioniert Pay-per-Event beim CheckinManager
Free — 0 €
Bis 10 Teilnehmer. Perfekt zum Testen oder für Mini-Meetings.
Organizer — 99 €/Event
Bis 160 Gäste. Online-Anmeldung, QR-Code Check-In, Statistiken.
Pro — 199 €/Event
Bis 500+ Gäste. Mehrere Check-In-Stationen, Priority-Support.
Rechenbeispiel: 4 Events pro Jahr, je 80 Gäste
Abo-Preise basieren auf marktüblichen Tarifen für 80–160 Teilnehmer (Stand: August 2026).
Was Sie trotzdem bekommen
Pay-per-Event heißt nicht, dass Sie auf Features verzichten. Jedes gebuchte Event enthält den vollen Funktionsumfang:
- Online-Anmeldeseite mit eigenem Event-Link
- QR-Code-Tickets per E-Mail an alle Teilnehmer
- Check-In per Smartphone-App (iOS & Android)
- Echtzeit-Dashboard mit Anwesenheitsstatistiken
- CSV/Excel-Import bestehender Gästelisten
- DSGVO-konformes Hosting in Deutschland
- Automatische Bestätigungs- und Erinnerungsmails
Für wen ist ein Abo-Modell trotzdem sinnvoll?
Fairerweise: Ein Abo-Modell ist nicht grundsätzlich schlecht. Es gibt Szenarien, in denen monatliche Kosten absolut gerechtfertigt sind. Hier sind die wichtigsten:
20+ Events pro Jahr
Wer nahezu wöchentlich veranstaltet, nutzt die Software täglich. Da rechnet sich ein Abo mit unlimitierten Events schnell.
Großes Event-Team
Wenn 5+ Personen gleichzeitig in der Software arbeiten und laufend Kampagnen, Einladungen und Reports erstellen — dann brauchen Sie täglichen Zugriff.
CRM- & API-Integrationen
Wer Salesforce, HubSpot oder eigene Systeme anbindet, braucht eine immer aktive Schnittstelle. Das geht nur mit dauerhaftem Zugang.
Custom Workflows
Komplexe Genehmigungsprozesse, mehrstufige Einladungslogik, automatisierte Follow-ups — das sind Enterprise-Anforderungen, die ein Abo rechtfertigen.
Vergleichstabelle: Abo vs. Pay-per-Event im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt, was Sie bei den verschiedenen Anbietern tatsächlich zahlen — je nachdem, ob Sie 1 oder 4 Events im Jahr veranstalten.
Alle Preise beziehen sich auf Events mit ca. 80–160 Teilnehmern. Stand: August 2026.
Was in der Tabelle besonders auffällt: Bei den Abo-Modellen zahlen Sie dasselbe, ob Sie 1 oder 4 Events im Jahr veranstalten. Die monatliche Grundgebühr läuft unabhängig von Ihrer tatsächlichen Nutzung. Beim Pay-per-Event-Modell zahlen Sie bei einem Event exakt 99 € — nicht mehr.
5 Fragen, die Sie sich vor der Entscheidung stellen sollten
Noch unsicher, welches Modell für Sie passt? Diese fünf Fragen helfen bei der Entscheidung:
Unter 10? Dann ist Pay-per-Event fast immer günstiger. Ab 15+ Events pro Jahr kann ein Abo wirtschaftlich sinnvoll werden.
Bis 160 Gäste: CheckinManager Organizer (99 €). Bis 500+: Pro (199 €). Die meisten Firmenevents und Workshops fallen in den Organizer-Bereich.
Wenn Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Salesforce, HubSpot oder ein eigenes System fließen müssen, brauchen Sie eine dauerhaft aktive Anbindung — da kann ein Abo sinnvoll sein.
Für die meisten Unternehmen und Vereine in Deutschland: Ja. CheckinManager hostet ausschließlich in Deutschland (Hetzner Cloud). Bei internationalen Anbietern mit US-Servern bestehen DSGVO-Risiken.
CheckinManager funktioniert als Web-App im Browser — keine Installation nötig. Ihr Team öffnet einfach den Link auf dem Smartphone und scannt QR-Codes. Kein App-Store, kein Update-Stress.
Fazit: Weniger zahlen, gleiche Qualität
Für Teams mit 2–10 Events pro Jahr ist ein monatliches Software-Abo in den meisten Fällen rausgeworfenes Geld. Sie bezahlen für Monate, in denen nichts passiert — und binden sich an Kündigungsfristen, die niemand im Kalender hat.
Pay-per-Event löst genau dieses Problem: Sie zahlen nur, wenn Sie tatsächlich veranstalten. Kein Lock-in, keine vergessenen Abos, keine bösen Überraschungen. Und Sie bekommen trotzdem den vollen Funktionsumfang — Online-Anmeldung, QR-Code Check-In, Echtzeit-Statistiken, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland.
Testen Sie es mit Ihrem nächsten Event. Der erste ist kostenlos — bis 10 Teilnehmer zahlen Sie keinen Cent. So können Sie in Ruhe ausprobieren, ob das Tool zu Ihrem Workflow passt, bevor Sie auch nur einen Euro ausgeben.