Was macht eine gute Event-App aus?
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen klären. Suchen Sie nur eine einfache Gästeliste-App für den Check-In oder benötigen Sie ein umfassendes System für Ticketing, Kommunikation und Reporting?
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Online-Anmeldung
Teilnehmer registrieren sich selbstständig über einen Link oder eine Landingpage.
Digitales Ticket-System
QR-Codes per E-Mail versenden – als digitale Eintrittskarte für den Einlass.
Check-In per Smartphone
Schneller Einlass per QR-Code-Scan mit jedem Smartphone oder Tablet.
DSGVO-Konformität
Serverstandort in der EU, verschlüsselte Datenübertragung, Löschfristen.
Echtzeit-Statistiken
Live-Dashboard mit Anwesenheitsquote, Check-In-Zeiten und Auslastung.
Import & Export
CSV/Excel-Import bestehender Listen und Export für Nachbereitung.
Methodik: Woher die Angaben stammen
Vergleichsartikel im Netz enthalten oft Zahlen, die niemand mehr nachprüfen kann. Wir halten es anders:
- Nur Herstellerangaben. Jede Preis- und Funktionsangabe zu einem Fremdanbieter stammt von der öffentlich zugänglichen Preis- oder Feature-Seite des jeweiligen Herstellers. Die Quellen sind am Ende des Artikels verlinkt.
- Keine Bewertung von Software, die wir nicht getestet haben. Wir haben die Fremdprodukte nicht in Eigentests unter Praxisbedingungen geprüft. Deshalb finden Sie hier keine Schulnoten, keine Punktzahlen und keine „Testsieger“ – sondern die dokumentierten Fakten und die Einordnung, für welchen Event-Typ ein Modell typischerweise passt.
- Fehlende Angabe heißt nicht „Funktion fehlt“. Wenn wir zu einem Punkt keine Herstellerangabe gefunden haben, steht das ausdrücklich dort – nicht ein stillschweigendes „Nein“.
- Stand der Recherche: 23. August 2026. Anbieter ändern Preise und Tarifstrukturen laufend.
Die 7 Anbieter im Einzelnen
Die Anbieter sind alphabetisch sortiert – CheckinManager als unser eigenes Produkt steht am Ende. Es handelt sich nicht um eine Rangliste.
1. guestoo
Gäste- & Teilnehmendenmanagement · DEguestoo ist eine Gäste- und Teilnehmendenmanagement-Lösung eines deutschen Anbieters mit sehr breitem Funktionsumfang – von Einladungsversand über Anmeldeformulare und Ticketing bis zu Check-in mit Namensschilddruck.
Dokumentierte Tarife (Cloud, Stand 23.08.2026)
- Cloud Free: 0 €, unbegrenzte Laufzeit – 50 Kontakte im Adressbuch, 2 gleichzeitig aktive Events, 0 zusätzliche Mitarbeitende, 5 MB Speicher.
- Cloud Basic: 14,90 € brutto/Monat (12,52 € netto) – 300 Kontakte, 6 aktive Events, 2 Mitarbeitende.
- Cloud Pro: 99,90 € brutto/Monat (83,95 € netto) – 600 Kontakte, 10 aktive Events, 5 Mitarbeitende.
- Cloud Business: 219,90 € brutto/Monat (184,79 € netto) – 2.000 Kontakte, 20 aktive Events, 10 Mitarbeitende.
- Server Business: 349 € netto/Monat, 12 Monate Laufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist – 3.000 Kontakte.
- Enterprise: auf Anfrage.
Was die Herstellerangaben belegen
- Ticketing ist vorhanden. guestoo unterstützt bezahlte Tickets mit Stripe, PayPal, Mollie und Wallee. Laut Tarif-Datenblättern ist das Feature „Bezahlte Tickets“ ab dem Basic-Tarif enthalten, im Free-Tarif nicht.
- Check-in: Check-in-App für iOS, Android, macOS und Windows, Check-out, automatischer Check-in/Check-out, Self-Check-in per Link, Check-in per NFC, Kiosk-Modus, Namensschilddruck beim Check-in, Self-Check-in-Station mit Badge-Printer.
- Datenschutz: Server in Deutschland bzw. der EU, deutsches Unternehmen ohne Mutterkonzern außerhalb der EU, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren, Penetrationstests alle 1–2 Jahre, AVV online abschließbar.
- Weitere Funktionen laut Free-Tarif-Datenblatt: dynamische Anmeldeformulare, Warteliste, Absagefunktion, Anmeldefristen, Begleitpersonen, Timeslots, Eintrittskarte als PDF plus Apple-Wallet-Pass, Excel-Import/-Export, Einladungstracking, Zwei-Faktor-Authentisierung.
Modell passt typischerweise zu: Organisationen mit vielen wiederkehrenden Events und hohem Anspruch an Einladungs-Workflows; das Kontakt-Limit im Adressbuch ist die entscheidende Größe bei der Tarifwahl, weil Kontakte dauerhaft gezählt werden.
2. Google Forms & Sheets (Eigenbau-Lösung)
Ohne Zusatzkosten im Google-KontoGoogle Forms ist keine Event-Software, sondern ein Formular-Werkzeug. In Kombination mit Google Sheets lässt sich damit eine einfache Anmeldeliste aufbauen. Für Privatpersonen ist die Nutzung im Rahmen eines Google-Kontos ohne zusätzliche Gebühr möglich.
Was es kann – und was strukturell fehlt
- Vorhanden: Formularerstellung, Antwortsammlung in Google Sheets, Pflichtfelder, Antwortlimit über Add-ons, Bestätigungs-E-Mail über Skripte.
- Nicht Teil des Produkts: Ticket-Erzeugung mit QR-Code, Scan-basierter Einlass, Doppel-Einlass-Erkennung, Wartelistenlogik, Teilnehmer-Self-Service. Wer das braucht, muss es selbst über Apps Script oder Drittanbieter-Add-ons nachbauen.
- Datenschutz: Verantwortlich für die Verarbeitung bleiben Sie. Google verarbeitet Daten konzernweit auch außerhalb der EU; für den geschäftlichen Einsatz brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Google im Rahmen der Workspace-Bedingungen anbietet. Ein privates Gmail-Konto ist für die Verarbeitung von Teilnehmerdaten Dritter regelmäßig nicht geeignet, weil dafür keine Auftragsverarbeitung vereinbart ist.
Modell passt typischerweise zu: internen Abfragen, sehr kleinen Runden, Terminabstimmungen ohne Einlasskontrolle.
→ Schritt-für-Schritt: Anmeldeformular mit Google Forms erstellen
→ Wann Google Forms datenschutzrechtlich problematisch wird
3. Eventbrite
Ticketing-Marktplatz · US-AnbieterEventbrite ist eine Ticketing-Plattform mit eigenem Event-Marktplatz. Der zentrale Unterschied zu reinen Anmeldetools: Ihr Event wird auf einem Marktplatz gelistet und kann dort von Nutzern gefunden werden.
Gebühren für Auszahlungsland Deutschland (Herstellerangabe)
- Kostenlose Events: keine Gebühren – „Falls Ihre Tickets kostenlos sind, zahlen weder Sie noch die Käufer Ihrer Tickets irgendeine Gebühr.“ Unbegrenzt viele kostenlose Events veröffentlichbar.
- Kostenpflichtige Tickets (Legacy-Paket Essentials): 5,5 % Servicegebühr pro verkauftem Ticket.
- Kostenpflichtige Tickets (Legacy-Paket Professional): 5,5 % + 0,99 € pro verkauftem Ticket.
- Spendentickets: 2 % Servicegebühr.
- Wer zahlt: Standardmäßig werden die Gebühren von den Ticketkäufern getragen. Sie können sie per Einstellung „Veranstalter übernimmt Gebühren“ selbst übernehmen.
- Eventbrite Premium (DE): 59 € pro Monat bzw. 588 € pro Jahr.
Datenschutz-Konstellation
Eventbrite Inc. hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung stützt Eventbrite laut eigener Datenschutzinformation auf das EU-US Data Privacy Framework sowie auf Standardvertragsklauseln (EU) 2021/914. Wichtig für die Einordnung: Bei der Registrierung von Teilnehmenden wird Eventbrite als Auftragsverarbeiter für Sie tätig. Für die Daten Ihres Veranstalterkontos und Nutzungsdaten der Plattform tritt Eventbrite dagegen als eigener Verantwortlicher auf und verarbeitet diese zu eigenen Zwecken.
Modell passt typischerweise zu: öffentlichen, bewerbbaren Events mit Ticketverkauf, bei denen Reichweite über den Marktplatz einen Wert hat; kostenlose Events ohne Gebührenrisiko.
4. pretix
Open Source · DEpretix ist eine Ticketing-Lösung der rami.io GmbH aus Heidelberg. Es gibt sie als gehostete Variante (pretix Hosted) und zum Selbstbetrieb auf eigenem Server.
pretix Hosted (Herstellerangabe)
- Keine Grundgebühr, keine Mindestvertragslaufzeit.
- Kostenpflichtige Tickets: 2,5 % des Netto-Ticketpreises, gedeckelt auf maximal 15 € pro Ticket – zuzüglich der Gebühren des Zahlungsanbieters.
- Kostenlose Tickets: die ersten 500 pro Kalenderjahr gebührenfrei, danach 0,50 € pro Ticket. Das Freikontingent erhöht sich um ein Freiticket je verkauftem bezahlten Ticket.
- Zusatzmodule: Lead-Scanning 25 € pro Aussteller, Peppol-Rechnungsversand 0,20 € pro Rechnung.
- Wichtige Einschränkung: Das Angebot richtet sich laut Hersteller ausschließlich an gewerbliche Kunden – dazu zählen auch Vereine und öffentliche Einrichtungen. Privatpersonen sind ausgeschlossen.
Selbstbetrieb
- pretix Community: kostenlos, unter AGPLv3 mit Ergänzungen.
- pretix Enterprise: Staffelmodell ab 499 € (Starter), 750 € (Professional) bzw. 950 € (Ultimate) pro Jahr für kleine Volumina; für proprietäre Zusatz-Plugins gilt ein Lizenzpunkte-System.
Einlass und Vor-Ort-Prozesse
pretixSCAN läuft auf Android, Desktop und iOS, arbeitet online und offline, unterstützt NFC (Android), Live-Besucherzählung, Eingangs- und Ausgangsscan sowie Badge-Druck direkt beim Einlass.
Modell passt typischerweise zu: Konferenzen, Festivals und Community-Events mit Ticketverkauf, insbesondere wenn Sie ein Kostenmodell ohne Grundgebühr und eine Deckelung bei hochpreisigen Tickets wollen.
5. Sweap
Corporate Events · DESweap (MATE Development GmbH, Berlin) richtet sich an Unternehmen und Teams mit strukturiertem Event-Programm. Der Zuschnitt ist deutlich stärker auf Corporate Event-Marketing ausgelegt als auf Einzelveranstaltungen.
Lizenzen (Herstellerangabe)
- Starter: 2.400 € pro Jahr zzgl. 19 % MwSt. – 5 Events, 3 User, 1.500 Registrierungen pro Jahr.
- Pro: Preis auf Anfrage – 10 Events, 3 User, 3.000 Registrierungen pro Jahr.
- Enterprise: Preis auf Anfrage – unbegrenzte Events, 6+ User, ab 10.000 Registrierungen.
- Zusatzkosten: weiteres Event 300 €, zusätzliche Registrierung 2 € pro Teilnehmer (Enterprise ab 0,50 €), zusätzlicher User 360 €/Jahr, eigene Domain inkl. DNS-Setup 1.200 € im Starter (in Pro/Enterprise enthalten), SSO 2.000 €.
- Ticketing: als Zuschlag von 2,5 % pro Ticket in allen Plänen.
- Vertrag: 12 Monate Mindestlaufzeit, Kündigung 4 Wochen zum Laufzeitende. Der Hersteller wirbt mit einem 60-tägigen Premium-Test.
Funktionen und Datenschutz
- Check-in: iOS-App, QR- und Wallet-Tickets, unbegrenzte Geräte-Synchronisation, Offline-Fähigkeit, Etiketten-/Namensschilddruck, Live-Anwesenheitsauswertung – in allen Plänen enthalten.
- Hosting: Deutschland, Rechenzentrum nach ISO 27001 und SOC 1–3, Multi-Faktor-Authentisierung inklusive.
- Weitere Bereiche: Gästemanagement, Event-Registrierung, Event-Kommunikation, Event-Serien, virtuelle Events, Integrationen und API-Zugriff.
Modell passt typischerweise zu: Marketing- und Kommunikationsabteilungen mit mehreren Events pro Jahr, festem Jahresbudget und Anspruch an durchgehendes Corporate Design. Für eine einzelne Veranstaltung ist der Jahreseinstiegspreis vergleichsweise hoch.
6. eveeno
Transaktionsmodell · DEeveeno ist ein weiterer deutscher Anbieter mit rein transaktionsbasiertem Preismodell – also ohne Grundgebühr und ohne Abo-Zwang.
- Kostenfreie Events: 0,00 € – laut Anbieter „95 % aller eveeno-Funktionen gebührenfrei“.
- Kostenpflichtige Tickets ohne Zahlungsservice: 2,0 % des Ticketpreises, mindestens 0,99 € netto. Teilnehmende zahlen direkt auf Ihr Konto oder Ihr PayPal-Konto.
- Kostenpflichtige Tickets mit Zahlungsservice: 4,9 % des Ticketpreises, mindestens 0,99 € netto; Transaktionskosten für Kreditkarte, PayPal etc. sind enthalten.
- Premium-Pakete: Business 59 €/Monat bzw. 590 €/Jahr, BusinessPro 99 €/Monat bzw. 990 €/Jahr (mit Whitelabel).
- Beachten: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist laut Anbieter erst ab dem Business-Paket vorgesehen – relevant, wenn Sie geschäftlich Teilnehmerdaten verarbeiten.
Modell passt typischerweise zu: Veranstaltern mit unregelmäßigen Events, die keine monatliche Grundgebühr wollen und mit Prozentgebühren pro Ticket kalkulieren.
7. CheckinManager
Unser eigenes ProduktCheckinManager ist unser eigenes Produkt – bewerten Sie die folgenden Angaben entsprechend. Der Schwerpunkt liegt auf Online-Anmeldung und QR-Code-Einlass für einzelne Veranstaltungen, abgerechnet pro Event statt über eine Jahreslizenz.
Unsere Tarife
- Free: 0 € – bis 10 Teilnehmende, 1 Event, Online-Anmeldung, QR-Code-Tickets per E-Mail, Echtzeit-Gästeliste. Nicht enthalten: CSV-/Excel-Import, QR-Scanner für den Check-in, E-Mail-Versand an Gäste, Ticketverkauf.
- Organizer: 99 € einmalig pro Event – bis 160 Gäste, CSV-/Excel-Import, E-Mail-Versand mit QR-Tickets, browserbasierter Check-in, Dashboard.
- Pro: 199 € einmalig pro Event – bis 500+ Gäste, mehrere Check-in-Stationen, erweiterte Berichte.
- Abo Starter: 49 € pro Monat – 5 Events/Monat, bis 150 Teilnehmende pro Event, 3 Team-Mitglieder.
- Abo Pro: 99 € pro Monat – unbegrenzte Events, bis 500 Teilnehmende pro Event, mehrere Check-in-Stationen, Ticketverkauf inklusive.
- Ticketverkauf als Add-on: 0 € Grundgebühr, 1 € pro verkauftem Ticket. Die Einnahmen gehen direkt an Ihren eigenen Stripe-Account.
Wofür wir nicht die richtige Wahl sind
- Kein eigener Event-Marktplatz – wer Reichweite über eine Plattform sucht, ist bei Eventbrite besser bedient.
- Oberfläche auf Deutsch, Fokus DACH-Raum.
- Kein Selbstbetrieb auf eigenem Server – dafür ist pretix Community die passendere Option.
- Kein durchgehendes Corporate-Design-Paket mit eigener Domain über ein ganzes Event-Programm – das ist die Stärke von Sweap.
- Der Free-Tarif ist zum Evaluieren gedacht, nicht als dauerhafte Gratislösung für echte Veranstaltungen.
Modell passt typischerweise zu: einzelnen Firmenevents, Vereinsveranstaltungen, Workshops und Seminaren, bei denen Sie pro Event abrechnen wollen statt eine Jahreslizenz zu binden.
Preisübersicht: Was die Anbieter kosten
Die Anbieter rechnen nach grundlegend verschiedenen Logiken ab – pro Monat, pro Jahr, pro Event oder pro verkauftem Ticket. Ein einzelner „Preis“ lässt sich deshalb nicht vergleichen. Die Tabelle zeigt daher das jeweilige Abrechnungsmodell und den günstigsten dokumentierten Einstiegspreis.
| Anbieter | Abrechnungsmodell | Einstieg ohne Kosten? | Gebühr bei bezahlten Tickets |
|---|---|---|---|
| guestoo | Monatliche Lizenz, gestaffelt nach Kontakten im Adressbuch | Ja – Cloud Free: 50 Kontakte, 2 aktive Events, 0 Mitarbeitende | Ticketing ab Basic-Tarif (14,90 € brutto/Monat); Zahlungsprovider-Gebühren separat |
| Google Forms | Teil des Google-Kontos / Workspace-Abo | Ja, im Rahmen eines Google-Kontos | Kein Ticketverkauf im Produkt enthalten |
| Eventbrite | Provision pro verkauftem Ticket | Ja – kostenlose Events vollständig gebührenfrei | DE: 5,5 % (Essentials) bzw. 5,5 % + 0,99 € (Professional) pro Ticket |
| pretix Hosted | Provision pro Ticket, keine Grundgebühr | Ja – bis 500 kostenlose Tickets pro Kalenderjahr | 2,5 % vom Netto-Ticketpreis, max. 15 € pro Ticket |
| pretix Community | Selbstbetrieb, AGPLv3 | Ja – Software kostenlos, Serverkosten und Betrieb bei Ihnen | Keine Anbietergebühr |
| Sweap | Jahreslizenz, 12 Monate Mindestlaufzeit | Nein – Starter ab 2.400 €/Jahr netto (60-Tage-Test) | 2,5 % pro Ticket zusätzlich zur Lizenz |
| eveeno | Provision pro Ticket, keine Grundgebühr | Ja – kostenfreie Events 0,00 € | 2,0 % (ohne Zahlungsservice) bzw. 4,9 % (mit Zahlungsservice), min. 0,99 € netto |
| CheckinManager | Pro Event einmalig oder Monatsabo | Ja – Free: 10 Teilnehmende, 1 Event, ohne Scanner und E-Mail-Versand | 1 € pro verkauftem Ticket, 0 € Grundgebühr |
CheckinManager: unser eigenes Angebot
Zur Einordnung noch einmal ausdrücklich: Dies ist der Abschnitt über unser eigenes Produkt. Wir beschreiben hier, wie der Ablauf funktioniert – die Entscheidung, ob das zu Ihrer Veranstaltung passt, treffen Sie besser nach einem eigenen Test im Free-Tarif.
Der Ablauf in vier Schritten
Name, Datum, Ort – danach ist das Event angelegt.
Jedes Event bekommt einen eigenen Link. Teilen Sie ihn per E-Mail, Messenger oder auf Ihrer Website.
Teilnehmende melden sich selbst an und erhalten automatisch einen QR-Code als Ticket.
QR-Code mit Smartphone oder Tablet scannen. Der Scanner ist ab dem Organizer-Tarif enthalten.
Details zu Funktionen und Grenzen der einzelnen Tarife finden Sie auf unserer Preisseite, zur Einlasskontrolle unter QR-Code-Einlasskontrolle und zur Anmeldung unter Online-Anmeldung.
Welches Tool passt zu welchem Event?
Die folgenden Zuordnungen leiten sich aus den Abrechnungsmodellen und den dokumentierten Funktionen ab – nicht aus Eigentests. Sie sind als Orientierung gedacht, nicht als Empfehlung im Einzelfall.
Private Feier (Hochzeit, Geburtstag)
Naheliegend: guestoo Cloud Free, Google Forms oder CheckinManager Free
Bei kleinen Runden reicht ein Formular. Beachten Sie: pretix Hosted steht Privatpersonen laut Anbieter nicht offen.
Vereinsveranstaltung
Naheliegend: guestoo, eveeno, pretix oder CheckinManager
Entscheidend ist die Frequenz: Bei laufenden Events lohnt eine Monatslizenz, bei zwei Terminen im Jahr eher ein Modell pro Event oder pro Ticket.
Einzelnes Firmenevent
Naheliegend: CheckinManager oder guestoo
Bei einer einzelnen Veranstaltung ist eine Jahreslizenz wie bei Sweap in der Regel unwirtschaftlich.
Laufendes Event-Programm im Unternehmen
Naheliegend: Sweap oder guestoo Business
Wenn eigene Domain, Corporate Design über viele Events und Rollenkonzepte zählen, sind die Jahreslizenzmodelle darauf ausgelegt.
Öffentliches Event mit Ticketverkauf
Naheliegend: Eventbrite, pretix oder eveeno
Eventbrite bringt Marktplatz-Reichweite mit. pretix deckelt die Gebühr bei 15 € pro Ticket – relevant bei hochpreisigen Tickets.
Workshop / Seminar
Naheliegend: CheckinManager, guestoo oder eveeno
Teilnehmerlimits, Wartelisten und Bestätigungsmails decken alle drei ab; die Kostenfrage entscheidet sich über die Zahl der Termine pro Jahr.
Tech-Konferenz / Community-Event
Naheliegend: pretix
Selbstbetrieb unter AGPLv3, Offline-Scanning und Badge-Druck sind hier dokumentierte Stärken.
Sensible Daten (Gesundheit, Behörden)
Naheliegend: Anbieter mit AVV und EU-Hosting prüfen
guestoo, Sweap, pretix und CheckinManager weisen EU-/DE-Hosting aus. Bei eveeno ist ein AVV laut Anbieter erst ab dem Business-Paket vorgesehen. Klären Sie den AVV vor der ersten Anmeldung.
Datenschutz: Serverstandorte im Überblick
„DSGVO-konform“ ist kein Siegel, das ein Anbieter im Alleingang erfüllt. Verantwortlich für die Verarbeitung der Teilnehmerdaten sind Sie als Veranstalter. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter – Sie brauchen also in jedem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), unabhängig davon, wo die Server stehen. Deshalb listen wir hier die dokumentierten Fakten statt einer Bewertung.
| Anbieter | Sitz / Hosting laut Anbieter | Dokumentierte Nachweise |
|---|---|---|
| guestoo | Deutsches Unternehmen ohne Mutterkonzern außerhalb der EU; Server in DE bzw. EU | ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren, Penetrationstests alle 1–2 Jahre, AVV online abschließbar |
| Google Forms | Google, konzernweite Verarbeitung auch außerhalb der EU | AVV im Rahmen der Workspace-Bedingungen; für private Gmail-Konten regelmäßig keine Auftragsverarbeitung vereinbart |
| Eventbrite | Eventbrite Inc., USA | EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (EU) 2021/914; Auftragsverarbeiter für Teilnehmerdaten, eigener Verantwortlicher für Konto- und Nutzungsdaten |
| pretix | rami.io GmbH, Deutschland; Hosted in DE bzw. Selbstbetrieb bei Ihnen | Beim Selbstbetrieb liegt die vollständige Kontrolle über die Datenhaltung bei Ihnen |
| Sweap | MATE Development GmbH, Berlin; Hosting in Deutschland | Rechenzentrum nach ISO 27001 und SOC 1–3, Multi-Faktor-Authentisierung inklusive |
| eveeno | Deutscher Anbieter | AVV laut Anbieter erst ab dem Business-Paket vorgesehen – vor geschäftlicher Nutzung prüfen |
| CheckinManager | Hosting in Deutschland | AVV, definierte Löschfristen (eigene Angabe – siehe unsere Datenschutzerklärung) |
→ Leitfaden: Was Veranstalter beim Datenschutz konkret regeln müssen
Häufige Fragen
Gibt es eine wirklich kostenlose Event-App?
Es gibt dauerhaft kostenlose Einstiegstarife, aber keinen kostenlosen Vollzugang. Konkret belegbar: guestoo Cloud Free (50 Kontakte, 2 aktive Events), CheckinManager Free (10 Teilnehmende, 1 Event, ohne Scanner), Eventbrite (kostenlose Events vollständig gebührenfrei), pretix Hosted (bis 500 kostenlose Tickets pro Kalenderjahr), eveeno (kostenfreie Events 0,00 €) und pretix Community im Selbstbetrieb. Sobald Sie Geld für Tickets nehmen, fallen bei allen Anbietern Gebühren an.
Welches Tool ist das günstigste für ein einzelnes Event?
Das hängt davon ab, ob Sie Tickets verkaufen. Bei einem kostenlosen Event mit moderater Teilnehmerzahl kommen Sie bei mehreren Anbietern auf 0 €. Bei kostenpflichtigen Tickets rechnen Sie die Provision gegen die Fixkosten: pretix nimmt 2,5 % (max. 15 €/Ticket), eveeno 2,0 % bzw. 4,9 %, Eventbrite in Deutschland 5,5 % bzw. 5,5 % + 0,99 €, CheckinManager 1 € pro Ticket bei 0 € Grundgebühr. Bei einem 20-€-Ticket ist eine Prozentgebühr günstiger als ein Fixbetrag, bei einem 5-€-Ticket kann es umgekehrt sein. Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen.
Was kostet Eventbrite in Deutschland genau?
Für kostenlose Events fallen laut Eventbrite keine Gebühren an. Für Auszahlungsland Deutschland nennt Eventbrite 5,5 % Servicegebühr pro verkauftem Ticket im Essentials-Paket und 5,5 % + 0,99 € im Professional-Paket, Spendentickets 2 %. Standardmäßig zahlen die Ticketkäufer diese Gebühren. Eventbrite Premium kostet in Deutschland 59 € pro Monat oder 588 € pro Jahr.
Ist Eventbrite DSGVO-konform nutzbar?
Eventbrite Inc. sitzt in den USA und stützt die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Für Teilnehmerdaten wird Eventbrite als Auftragsverarbeiter für Sie tätig, für Konto- und Nutzungsdaten der Plattform beansprucht das Unternehmen eine eigene Verantwortlichkeit. Ob das für Ihren Anwendungsfall tragfähig ist, hängt von den verarbeiteten Datenkategorien ab – das ist eine Frage für Ihre Datenschutzprüfung, nicht für einen Blogartikel.
Was ist eine Alternative zu guestoo?
Das hängt davon ab, was Sie an guestoo nicht passt. Ist es das Kontakt-Limit im Adressbuch, kommen transaktionsbasierte Anbieter wie pretix oder eveeno infrage. Ist es die monatliche Lizenz bei nur wenigen Events, ist ein Modell pro Event passender – etwa CheckinManager. Brauchen Sie mehr Corporate-Design-Kontrolle über ein ganzes Event-Programm, ist Sweap darauf ausgelegt. guestoo selbst hat einen sehr breiten Funktionsumfang; ein Wechsel lohnt vor allem aus Kosten- oder Modellgründen, seltener wegen fehlender Funktionen.
Was ist eine Alternative zu pretix?
Für Ticketing mit Marktplatz-Reichweite: Eventbrite. Für Ticketing ohne Grundgebühr aus Deutschland: eveeno. Für Einladungsmanagement mit Gästeliste, das pretix nicht als Produktmerkmal führt: guestoo oder CheckinManager. Wenn Sie pretix wegen des Selbstbetriebs unter AGPLv3 nutzen, gibt es unter den hier verglichenen Anbietern keine gleichwertige Alternative – die anderen sind ausschließlich SaaS.
Gibt es XING Events noch?
Eine frühere Fassung dieses Artikels führte XING Events als Anbieter auf. Wir haben den Abschnitt entfernt: Die Domains xing-events.com und amiando.com leiten inzwischen auf xing.com weiter, und die New Work SE führt auf ihrer Unternehmensseite kein Events-Produkt mehr. Ein offizielles Statement zur Einstellung liegt uns nicht vor, deshalb behaupten wir das auch nicht – wir listen den Anbieter lediglich nicht weiter als verfügbare Option.
Brauche ich für ein kleines Event überhaupt Software?
Bei 15 Gästen und einem Türsteher-losen Einlass: nein, eine Liste genügt. Software lohnt ab dem Punkt, an dem eines dieser Dinge weh tut: Sie wollen nicht jede Anmeldung manuell erfassen, Sie müssen am Eingang schnell abgleichen, Sie brauchen belegbare Anwesenheit, Sie müssen ein Teilnehmerlimit oder eine Warteliste durchsetzen, oder Sie verkaufen Tickets.
Fazit
Es gibt in diesem Vergleich keinen Gesamtsieger, und wir wären auch die falschen, um einen zu küren. Was sich sagen lässt, ist die Zuordnung von Abrechnungsmodell zu Anwendungsfall:
- Kostenloses Event, kleine Teilnehmerzahl: Mehrere Anbieter kommen auf 0 € – prüfen Sie, welches Limit zuerst greift: Teilnehmerzahl, Eventanzahl oder Kontakte im Adressbuch.
- Ticketverkauf, hochpreisige Tickets: Die Deckelung bei pretix (max. 15 € pro Ticket) wirkt sich hier stärker aus als jeder Prozentsatz.
- Ticketverkauf mit Reichweitenbedarf: Eventbrite bringt den Marktplatz mit; dafür zahlen Sie in Deutschland 5,5 % bzw. 5,5 % + 0,99 € pro Ticket.
- Viele Events pro Jahr im Unternehmen: Jahres- und Monatslizenzen (Sweap, guestoo Business, Abo-Modelle) rechnen sich gegenüber Einzelabrechnung.
- Ein oder zwei Events pro Jahr: Abrechnung pro Event oder pro Ticket vermeidet Leerlaufkosten.
- Volle Kontrolle über die Datenhaltung: pretix Community im Selbstbetrieb ist die einzige Option hier, die das erlaubt – mit dem entsprechenden Betriebsaufwand.
- Google Forms: als Formular brauchbar, als Einlasssystem nicht gedacht. Für Teilnehmerdaten Dritter im geschäftlichen Kontext sollten Sie die Auftragsverarbeitung geklärt haben.
Quellen
Alle Angaben zu Fremdanbietern stammen von den folgenden Hersteller-Seiten, abgerufen am 23. August 2026. Wir stehen mit keinem dieser Anbieter in einer Provisions- oder Partnerbeziehung; die Links sind keine Affiliate-Links.
- guestoo – Tarif-Datenblätter und Doku: guestoo.de/doku/tarife, Cloud Free, Cloud Basic, Cloud Pro, Cloud Business, Server Business, Check-in & Check-out
- Eventbrite – Gebühren und Datenschutz: Eventbrite-Gebühren für die Ticketbuchung, Preisseite für Veranstalter
- pretix – Preise und Funktionen: Hosted-Preise, Self-hosted / Lizenzen, pretixSCAN
- Sweap – Lizenzen und Funktionsvergleich: sweap.io/de/preise
- eveeno – Preismodell: eveeno.com/de/pricing
- CheckinManager – eigene Angaben: Preise, Datenschutzerklärung
Änderungshinweis: Dieser Artikel wurde am 23. August 2026 vollständig überarbeitet. Entfernt wurden: die Formulierung „kostenlose Alternativen“ in Titel und Einleitung, eine unzutreffende Gebührenangabe zu Eventbrite (zuvor „bis zu 9,99 % + 0,99 €“, korrekt für Deutschland sind 5,5 % bzw. 5,5 % + 0,99 €), die unzutreffende Aussage, guestoo habe kein integriertes Ticketing, die zu pauschale Aussage, die gehostete pretix-Version sei nicht kostenlos, die verkürzte Aussage zur Dateninhaberschaft bei Eventbrite, nicht belegbare Wertungen in einer Häkchen-Matrix sowie der Abschnitt zu XING Events als verfügbarem Anbieter. Ergänzt wurden Sweap und eveeno, ein Transparenzhinweis zur eigenen Wettbewerbsposition, eine Methodik-Erläuterung und diese Quellenliste.
CheckinManager im Free-Tarif ausprobieren
CheckinManager mit QR-Code-Einlasskontrolle und Online-Anmeldung, gehostet in Deutschland. Der Free-Tarif umfasst 1 Event mit bis zu 10 Teilnehmenden – ohne QR-Scanner und ohne E-Mail-Versand. Alle Grenzen und Preise stehen auf der Preisseite.