Einlasskontrolle & Einlassmanagement
QR-Code Check-in für
Events & Veranstaltungen
Nutzen Sie Ihr Smartphone als Eintrittskarten-Scanner. Ticket scannen in 2 Sekunden, doppelten Einlass verhindern, Auslastung in Echtzeit verfolgen. DSGVO-konform, ohne App-Installation.
Keine Kreditkarte · Hosting in Deutschland · Erstes Event kostenlos
QR-Code scannen
So funktioniert die digitale Einlasskontrolle
Vom Import der Gästeliste bis zur Anwesenheitsliste – in vier Schritten.
Gästeliste importieren
Excel oder CSV hochladen. Jeder Gast erhält automatisch einen einzigartigen QR-Code per E-Mail.
QR-Code scannen
Am Eingang scannen Sie den Code mit dem Smartphone. Gültigkeit und Doppelnutzung werden sofort geprüft.
Einlass in Echtzeit
Das Dashboard zeigt live, wie viele Gäste da sind. Mehrere Stationen synchronisieren sich automatisch.
Export & Auswertung
Anwesenheitsliste als Excel exportieren – mit Zeitstempel für jeden Check-in. Perfekt für Berichte.
Digital Innovation Day
Jedes Smartphone wird zum Eintrittskarten-Scanner
Kein spezielles Gerät nötig. Öffnen Sie CheckinManager im Browser, richten Sie die Kamera auf den QR-Code – fertig. Die Validierung dauert unter zwei Sekunden.
- Funktioniert mit jedem Smartphone, Tablet oder Laptop
- Keine App-Installation erforderlich
- Doppelter Einlass wird automatisch verhindert
- Auch offline nutzbar – Sync bei Verbindung
Live-Dashboard mit Einlass-Zähler
Verfolgen Sie in Echtzeit, wie viele Gäste bereits da sind. Der Einlass-Zähler zeigt die aktuelle Auslastung – wichtig für Kapazitätsgrenzen und Brandschutz.
- Echtzeit-Synchronisation über alle Stationen
- Auslastung in Prozent auf einen Blick
- Check-in-Verlauf als Zeitdiagramm
- Export der Anwesenheitsliste als Excel oder CSV
Beliebig viele Check-in-Stationen gleichzeitig
Bei einem Firmenjubiläum mit 600 Gästen stehen vier Mitarbeiter am Eingang – jeder mit einem Smartphone. Alle Geräte synchronisieren sich in Echtzeit. Doppelter Einlass wird zuverlässig verhindert.
- Unbegrenzte Anzahl an Scan-Geräten
- Keine Zusatzkosten pro Station
- Automatische Synchronisation
- Funktioniert auch bei instabilem WLAN
Wie viele Check-in-Stationen brauche ich?
Die richtige Anzahl hängt von der Gästezahl und dem gewünschten Einlass-Tempo ab.
| Gästeanzahl | Stationen | Personal | Einlass-Dauer | Typisches Event |
|---|---|---|---|---|
| bis 50 | 1 | 1 Person | ca. 5 Min. | Team-Meeting, Workshop |
| 50 – 150 | 1 – 2 | 1 – 2 Personen | ca. 10 Min. | Seminar, Vereinsversammlung |
| 150 – 400 | 2 – 3 | 2 – 3 Personen | ca. 15 Min. | Firmenfeier, Konferenz |
| 400 – 800 | 3 – 5 | 3 – 5 Personen | ca. 15 – 20 Min. | Gala, Produktlaunch |
| 800+ | 5+ | 5+ Personen | ca. 20 – 30 Min. | Festival, Großveranstaltung |
Faustregel: Pro Station schaffen Sie etwa 30 Gäste pro Minute. Bei 1.000 Besuchern und 5 Stationen dauert der komplette Einlass rund 7 Minuten.
Praxisbeispiel: Firmenjubiläum mit 600 Gästen
So läuft eine digitale Einlasskontrolle bei einem realen Event ab.
Gästeliste importieren
Die Assistentin lädt die Excel-Liste mit 600 Mitarbeitern und Partnern hoch. Innerhalb von 30 Sekunden hat jeder Gast einen persönlichen QR-Code. Die Einladungs-E-Mails werden direkt verschickt.
Testlauf
CheckinManager auf vier Smartphones öffnen. Jedes Gerät wird zur Check-in-Station – ohne App-Installation. Ein kurzer Test mit drei Kollegen bestätigt: Scannen, Bestätigung, fertig.
Einlass beginnt
Vier Mitarbeiter am Eingang, jeder mit Smartphone. Gäste zeigen QR-Code – Scan – Bestätigung – weiter. Ein Gast versucht doppelten Einlass: Warnung erscheint sofort mit Zeitstempel des ersten Check-ins.
Live-Übersicht
487 von 600 Gästen sind da, Auslastung 81,2 %. Die Geschäftsführerin entscheidet, das Buffet zu eröffnen. Alle Stationen synchronisieren automatisch.
Export
Ein Klick – die Anwesenheitsliste liegt als Excel vor. Name, Check-in-Zeitpunkt, Station. Für Buchhaltung und internen Bericht.
5 typische Fehler bei der Einlasskontrolle
Nur eine Station für 300+ Gäste
Wenn alle gleichzeitig kommen, entsteht eine lange Schlange.
Ab 150 Gästen mindestens zwei Stationen einplanen. Jedes Smartphone kann als zusätzliche Station dienen – ohne Zusatzkosten.
Kein Testlauf vor dem Event
Am Event-Tag funktioniert die Kamera nicht oder das WLAN ist zu schwach.
Einen Tag vorher testen: QR-Code scannen, Ergebnis prüfen, Offline-Modus ausprobieren. Dauert 5 Minuten.
Bildschirmhelligkeit zu niedrig
Bei Tageslicht lässt sich ein dunkler Bildschirm schlecht scannen.
Gäste bitten, die Helligkeit hochzudrehen. Alternativ funktioniert auch ein ausgedruckter QR-Code.
Keine Lösung für vergessene Tickets
Ein Gast hat sein Ticket nicht dabei – weder auf dem Handy noch ausgedruckt.
Im CheckinManager können Sie Gäste über die Namensuche manuell einchecken. Kein Gast muss abgewiesen werden.
Anwesenheitsliste nicht gesichert
Tage nach dem Event braucht jemand die Teilnehmerliste – aber niemand hat exportiert.
Direkt nach dem Event als Excel exportieren. CheckinManager speichert alles dauerhaft, aber ein sofortiger Export gibt zusätzliche Sicherheit.
Checkliste: Einlasskontrolle vorbereiten
1 – 2 Tage vorher
- Gästeliste vollständig? Nachmeldungen einpflegen
- QR-Code-E-Mails an alle Gäste verschickt?
- Testlauf: QR-Code mit dem Scan-Gerät testen
- Offline-Modus testen
- Personal einweisen
Am Event-Tag
- Geräte vollständig geladen (mind. 80 %)
- CheckinManager im Browser öffnen
- Bildschirmhelligkeit auf Maximum
- Bildschirmsperre deaktivieren
- WLAN oder mobiles Netz prüfen
- Stationen gut beleuchtet positionieren
Nach dem Event
- Anwesenheitsliste als Excel exportieren
- Auslastung und No-Show-Quote prüfen
- Daten für Abrechnung weiterleiten
DSGVO-konforme Einlasskontrolle
Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Kein Tracking, keine US-Dienste.
Hosting in Deutschland
Hetzner Cloud, Nürnberg. Alle Daten bleiben in Deutschland.
AVV verfügbar
Auftragsverarbeitungsvertrag direkt im Account abrufbar.
Automatische Löschung
Teilnehmerdaten werden nach Ihrer Frist automatisch gelöscht.
Keine US-Dienste
Kein Google Analytics, kein Facebook Pixel, keine US-Server.
Glossar: Fachbegriffe verständlich erklärt
- Einlasskontrolle
- Die Überprüfung der Zugangsberechtigung am Eingang. Digital: QR-Code scannen, automatisch prüfen ob gültig und ob bereits verwendet. Ziel: Nur berechtigte Personen einlassen.
- Einlassmanagement
- Der gesamte Prozess – von der Gästeliste über den QR-Ticket-Versand bis zur Auswertung. Umfasst auch Personalplanung und Echtzeit-Überwachung der Auslastung.
- QR-Code Check-in
- Teilnehmer zeigen einen QR-Code auf dem Smartphone oder als Ausdruck. Das Scan-Gerät liest den Code und gleicht ihn mit der Gästeliste ab. Schneller und fehlerfreier als Papierlisten.
- Ticket-Validierung
- Automatische Prüfung beim Scannen: Existiert das Ticket? Ist es gültig? Wurde es bereits verwendet? Bei Problemen erscheint sofort eine Warnung.
- Einlass-Zähler
- Echtzeit-Anzeige der eingecheckten Personen und der aktuellen Auslastung in Prozent. Wichtig bei Kapazitätsgrenzen aus Brandschutzgründen.
- No-Show-Quote
- Anteil der angemeldeten Gäste, die nicht erscheinen. Bei kostenlosen Events oft 20–40 %. Die digitale Einlasskontrolle liefert exakte Zahlen für die Planung zukünftiger Events.
Häufige Fragen
Wie funktioniert der QR-Code Check-in?
Brauche ich spezielle Hardware?
Kann ich mehrere Eingänge gleichzeitig kontrollieren?
Funktioniert der Check-in auch ohne Internet?
Wie werden die QR-Tickets erstellt?
Was kostet die QR-Code Einlasskontrolle?
Ist die Einlasskontrolle DSGVO-konform?
Was ist der Unterschied zwischen Einlasskontrolle und Einlassmanagement?
Digitale Einlasskontrolle kostenlos testen
Erstellen Sie Ihr erstes Event kostenlos – mit QR-Code Check-in, Einlassmanagement und Echtzeit-Dashboard.