Online Gästeliste erstellen – Digitale Gästeliste App
mit QR-Code für Veranstaltungen
Gästeliste online erstellen mit QR-Code – Zusagen sammeln, Gäste verwalten und Check-in per Smartphone. Die Gästeliste App für Kongresse, Seminare, Workshops und Fachveranstaltungen. Auch als Muster-Gästeliste sofort nutzbar.
Keine Kreditkarte erforderlich · DSGVO-konform · Hosting in Deutschland
So erstellen Sie Ihre Online-Gästeliste
Am Beispiel: Fachkongress mit 480 Gästen – von der Gästeliste online erstellen bis zur Anwesenheitsdokumentation.
Gästeliste anlegen und Anmeldeformular konfigurieren
Erstellen Sie Ihre digitale Gästeliste mit den Feldern, die Ihre Veranstaltung erfordert – Name, Organisation, Workshop-Auswahl und weitere individuelle Felder.
Gästeliste verwalten und Einladungen versenden
Verfolgen Sie alle Anmeldungen auf Ihrer Gästeliste in Echtzeit. Automatische Bestätigungsmails mit persönlichem QR-Code, CSV-Import bestehender Listen und jederzeit exportierbare Gästelisten.
Check-in vor Ort – schnell und kontaktlos
Am Veranstaltungstag scannen Ihre Mitarbeiter die QR-Codes der Gäste mit dem Smartphone oder Tablet. Durchschnittlich 2 Sekunden pro Check-in, auch ohne Internetverbindung. Ihre Gästeliste aktualisiert sich in Echtzeit.
Muster-Gästeliste in Excel vs. Online-Gästeliste App
Was Ihr Team bisher Tage gekostet hat, erledigen Sie jetzt in Stunden.
- Gästeliste manuell in Excel pflegen
- Bestätigungsmails einzeln versenden
- Zu- und Absagen manuell nachtragen
- Namenslisten am Empfang ausdrucken
- Gäste suchen und abhaken
- Anwesenheitslisten nachträglich digitalisieren
- Online-Gästeliste mit automatischer Pflege
- Automatische Bestätigung mit QR-Code
- Echtzeit-Übersicht aller Zu- und Absagen
- QR-Code Check-in am Einlass per Smartphone
- 2 Sekunden pro Gast, kein Suchen
- Anwesenheitsdokumentation in Echtzeit
Funktionen Ihrer Online-Gästeliste – die Gästeliste App im Detail
Sehr geehrter Herr Dr. Schreiber,
Sie stehen auf der Gästeliste. Ihre Registrierung ist bestätigt.
14.–15. Oktober 2026 · Congress Center Leipzig
Referent · Workshop: KI in der Diagnostik
Automatische Bestätigungsmails
Jeder Gast auf Ihrer Gästeliste erhält eine professionelle Bestätigungsmail mit persönlichem QR-Code, Veranstaltungsdetails und gebuchten Workshops. Gestaltbar mit Ihrem Corporate Design.
Gästeliste importieren
Bestehende Gästelisten per CSV oder Excel importieren. Alle Gäste erhalten automatisch ihren QR-Code per E-Mail.
Gästeliste exportieren
Ihre Gästeliste jederzeit als Excel exportieren – mit allen Feldern, Bestätigungsstatus und Check-in-Zeiten.
Online-Anmeldung
Gäste melden sich über ein professionelles Online-Formular an und werden automatisch zur Gästeliste hinzugefügt.
Echtzeit-Statistiken
Anmeldungen, Check-ins und No-Show-Raten Ihrer Gästeliste auf einen Blick. Auswertungen nach Kategorie und Zeitraum.
Erinnerungsmails
Automatische Erinnerungen an Gäste mit ausstehender Bestätigung. Zeitpunkt und Häufigkeit konfigurierbar.
Namensschilder
Namensschilder direkt aus der Gästeliste generieren – mit Name, Organisation, Kategorie und QR-Code.
Online-Gästeliste für jede Branche
Medizin und Pharma
Gästelisten für CME-Fortbildungen, Fachkongresse und Advisory Boards. Anwesenheitsdokumentation für die Ärztekammer.
Unternehmen
Digitale Gästelisten für Fachkonferenzen, Seminare und Firmenveranstaltungen. Abteilungsübergreifende Registrierung.
Politik und Verbände
Gästelisten für Mitgliederversammlungen, Delegiertenkonferenzen und Fachtagungen. Stimmberechtigungs-Prüfung und Anwesenheitsnachweise.
Bildung und Forschung
Gästelisten für Symposien, Workshops und Doktorandenkolloquien. Teilnahmebestätigungen und Zertifikate automatisch generieren.
Ihre Gästeliste – sicher und DSGVO-konform
Gästedaten erfordern höchste Sicherheitsstandards. CheckinManager erfüllt alle Anforderungen der DSGVO.
Häufige Fragen zur digitalen Gästeliste
Für welche Veranstaltungen eignet sich die Online-Gästeliste?
Die Online-Gästeliste von CheckinManager eignet sich für alle professionellen Veranstaltungen – von Seminaren und Workshops über Fachkongresse bis hin zu Firmenveranstaltungen und Mitgliederversammlungen. Sie können die Gästeliste online erstellen und Zusagen digital sammeln.
Wie funktioniert der QR-Code Check-in mit der Gästeliste App?
Jeder Gast auf Ihrer Online-Gästeliste erhält einen persönlichen QR-Code per E-Mail. Am Veranstaltungstag scannen Ihre Mitarbeiter den Code mit dem Smartphone oder Tablet. Der Check-in dauert durchschnittlich 2 Sekunden und die Gästeliste aktualisiert sich in Echtzeit.
Kann ich eine bestehende Gästeliste oder Muster-Gästeliste importieren?
Ja, Sie können bestehende Gästelisten oder Muster-Gästelisten per CSV oder Excel importieren. Alle Gäste erhalten automatisch ihren persönlichen QR-Code per E-Mail. Auch der Export Ihrer Gästeliste ist jederzeit möglich.
Können Gäste online zusagen oder absagen?
Ja! Mit der Gästeliste-online-Zusagen-Funktion können Ihre Gäste bequem per Link zusagen oder absagen. Sie sehen alle Zusagen in Echtzeit auf Ihrer Online-Gästeliste und behalten den Überblick über offene Einladungen.
Können mehrere Geräte gleichzeitig auf die Gästeliste zugreifen?
Ja, Sie können beliebig viele Smartphones oder Tablets parallel einsetzen. Alle Check-ins werden in Echtzeit auf der Gästeliste synchronisiert. Bei Verbindungsproblemen arbeitet der Scanner offline und synchronisiert automatisch.
Wie werden die Daten meiner Gästeliste geschützt?
Alle Daten Ihrer Online-Gästeliste werden auf Servern in Deutschland gespeichert und mit TLS 1.3 verschlüsselt. CheckinManager ist vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist inklusive.
Was kostet die Gästeliste App?
Die erste Veranstaltung mit der Gästeliste App ist kostenlos – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Sie können Ihre Gästeliste online erstellen und sofort Zusagen sammeln. Für regelmäßige Veranstaltungen gibt es Pakete ab 9 EUR pro Monat.
Jetzt Gästeliste online erstellen – kostenlos starten
Erste Veranstaltung kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich. Ihre Online-Gästeliste mit Zusagen-Funktion ist in wenigen Minuten einsatzbereit.