Digitale Gästeliste
für professionelle Veranstaltungen
Erstellen Sie Ihre digitale Gästeliste online – mit automatischer Registrierung, QR-Code Check-in und Echtzeit-Übersicht. Für Kongresse, Seminare, Workshops und Fachveranstaltungen.
Keine Kreditkarte erforderlich · DSGVO-konform · Hosting in Deutschland
So erstellen Sie Ihre digitale Gästeliste
Am Beispiel: Fachkongress mit 480 Gästen – von der Gästeliste bis zur Anwesenheitsdokumentation.
Gästeliste anlegen und Anmeldeformular konfigurieren
Erstellen Sie Ihre digitale Gästeliste mit den Feldern, die Ihre Veranstaltung erfordert – Name, Organisation, Workshop-Auswahl und weitere individuelle Felder.
Gästeliste verwalten und Einladungen versenden
Verfolgen Sie alle Anmeldungen auf Ihrer Gästeliste in Echtzeit. Automatische Bestätigungsmails mit persönlichem QR-Code, CSV-Import bestehender Listen und jederzeit exportierbare Gästelisten.
Check-in vor Ort – schnell und kontaktlos
Am Veranstaltungstag scannen Ihre Mitarbeiter die QR-Codes der Gäste mit dem Smartphone oder Tablet. Durchschnittlich 2 Sekunden pro Check-in, auch ohne Internetverbindung. Ihre Gästeliste aktualisiert sich in Echtzeit.
Gästeliste in Excel vs. digitale Gästeliste
Was Ihr Team bisher Tage gekostet hat, erledigen Sie jetzt in Stunden.
- Gästeliste manuell in Excel pflegen
- Bestätigungsmails einzeln versenden
- Zu- und Absagen manuell nachtragen
- Namenslisten am Empfang ausdrucken
- Gäste suchen und abhaken
- Anwesenheitslisten nachträglich digitalisieren
- Online-Gästeliste mit automatischer Pflege
- Automatische Bestätigung mit QR-Code
- Echtzeit-Übersicht aller Zu- und Absagen
- QR-Code Check-in am Einlass per Smartphone
- 2 Sekunden pro Gast, kein Suchen
- Anwesenheitsdokumentation in Echtzeit
Funktionen Ihrer digitalen Gästeliste
Sehr geehrter Herr Dr. Schreiber,
Sie stehen auf der Gästeliste. Ihre Registrierung ist bestätigt.
14.–15. Oktober 2026 · Congress Center Leipzig
Referent · Workshop: KI in der Diagnostik
Automatische Bestätigungsmails
Jeder Gast auf Ihrer Gästeliste erhält eine professionelle Bestätigungsmail mit persönlichem QR-Code, Veranstaltungsdetails und gebuchten Workshops. Gestaltbar mit Ihrem Corporate Design.
Gästeliste importieren
Bestehende Gästelisten per CSV oder Excel importieren. Alle Gäste erhalten automatisch ihren QR-Code per E-Mail.
Gästeliste exportieren
Ihre Gästeliste jederzeit als Excel exportieren – mit allen Feldern, Bestätigungsstatus und Check-in-Zeiten.
Online-Anmeldung
Gäste melden sich über ein professionelles Online-Formular an und werden automatisch zur Gästeliste hinzugefügt.
Echtzeit-Statistiken
Anmeldungen, Check-ins und No-Show-Raten Ihrer Gästeliste auf einen Blick. Auswertungen nach Kategorie und Zeitraum.
Erinnerungsmails
Automatische Erinnerungen an Gäste mit ausstehender Bestätigung. Zeitpunkt und Häufigkeit konfigurierbar.
Namensschilder
Namensschilder direkt aus der Gästeliste generieren – mit Name, Organisation, Kategorie und QR-Code.
Digitale Gästeliste für jede Branche
Medizin und Pharma
Gästelisten für CME-Fortbildungen, Fachkongresse und Advisory Boards. Anwesenheitsdokumentation für die Ärztekammer.
Unternehmen
Digitale Gästelisten für Fachkonferenzen, Seminare und Firmenveranstaltungen. Abteilungsübergreifende Registrierung.
Politik und Verbände
Gästelisten für Mitgliederversammlungen, Delegiertenkonferenzen und Fachtagungen. Stimmberechtigungs-Prüfung und Anwesenheitsnachweise.
Bildung und Forschung
Gästelisten für Symposien, Workshops und Doktorandenkolloquien. Teilnahmebestätigungen und Zertifikate automatisch generieren.
Ihre Gästeliste – sicher und DSGVO-konform
Gästedaten erfordern höchste Sicherheitsstandards. CheckinManager erfüllt alle Anforderungen der DSGVO.
Häufige Fragen zur digitalen Gästeliste
Für welche Veranstaltungen eignet sich die digitale Gästeliste?
Die digitale Gästeliste von CheckinManager eignet sich für alle professionellen Veranstaltungen – von Seminaren und Workshops über Fachkongresse bis hin zu Firmenveranstaltungen und Mitgliederversammlungen.
Wie funktioniert der QR-Code Check-in mit der Gästeliste?
Jeder Gast auf Ihrer Gästeliste erhält einen persönlichen QR-Code per E-Mail. Am Veranstaltungstag scannen Ihre Mitarbeiter den Code mit dem Smartphone oder Tablet. Der Check-in dauert durchschnittlich 2 Sekunden und die Gästeliste aktualisiert sich in Echtzeit.
Kann ich eine bestehende Gästeliste importieren?
Ja, Sie können bestehende Gästelisten per CSV oder Excel importieren. Alle Gäste erhalten automatisch ihren persönlichen QR-Code per E-Mail. Auch der Export Ihrer Gästeliste ist jederzeit möglich.
Können mehrere Geräte gleichzeitig auf die Gästeliste zugreifen?
Ja, Sie können beliebig viele Smartphones oder Tablets parallel einsetzen. Alle Check-ins werden in Echtzeit auf der Gästeliste synchronisiert. Bei Verbindungsproblemen arbeitet der Scanner offline und synchronisiert automatisch.
Wie werden die Daten meiner Gästeliste geschützt?
Alle Daten Ihrer Gästeliste werden auf Servern in Deutschland gespeichert und mit TLS 1.3 verschlüsselt. CheckinManager ist vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist inklusive.
Was kostet die digitale Gästeliste?
Die erste Veranstaltung mit digitaler Gästeliste ist kostenlos – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Für regelmäßige Veranstaltungen gibt es Pakete ab 9 EUR pro Monat.
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Erste Veranstaltung kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich. Ihre Gästeliste ist in wenigen Minuten einsatzbereit.