Digitale Gästeliste erstellen –
Online-App mit QR-Code Check-in & Zusagen
Teilnehmerliste online erstellen mit QR-Code Check-in: Online-RSVP und Zusagen sammeln, Gäste verwalten und Anwesenheit digital erfassen – alles in einer Einladungsmanagement-App. Für Kongresse, Seminare, Firmenfeiern und Fachveranstaltungen. Auch als Gästeliste-Vorlage sofort nutzbar. DSGVO-konform und kostenlos starten.
Keine Kreditkarte · DSGVO-konform · Hosting in Deutschland
So erstellen Sie Ihre digitale Teilnehmerliste online
Am Beispiel: Fachkongress mit 480 Gästen – vom Einladungsmanagement bis zur Anwesenheitsdokumentation.
Teilnehmerliste anlegen & Anmeldeformular konfigurieren
Erstellen Sie Ihre digitale Gästeliste mit individuellen Feldern – Name, Organisation, Workshop-Auswahl. Nutzen Sie unsere Gästeliste-Vorlage oder starten Sie von Grund auf.
Einladungen versenden & RSVP-Zusagen sammeln
Versenden Sie Einladungen per E-Mail mit persönlichem RSVP-Link. Gäste können online zusagen oder absagen. Verfolgen Sie alle Zusagen in Echtzeit.
QR-Code Check-in am Einlass – 2 Sekunden
Am Veranstaltungstag scannen Ihre Mitarbeiter die QR-Codes mit dem Smartphone. Das Check-in-System prüft sofort: Ist der Gast auf der Teilnehmerliste? Bereits eingecheckt?
Anwesenheitsliste exportieren & dokumentieren
Nach dem Event exportieren Sie die vollständige Anwesenheitsliste als Excel oder CSV – mit Zeitstempel für jeden Check-in. Perfekt für Dokumentation und Nachbereitung.
Alles, was Sie für Ihr Gästemanagement brauchen
CheckinManager ist Ihre All-in-One Eventmanagement-Software – vom Online-Anmeldeformular über das Einladungsmanagement bis zum QR-Code Check-in.
Automatische Bestätigungsmails mit QR-Code
Jeder Teilnehmer auf Ihrer Einladungsliste erhält eine professionelle Bestätigungsmail mit persönlichem QR-Code für den Einlass.
Teilnehmermanagement – Echtzeit-Übersicht
Verfolgen Sie alle RSVP-Zusagen und Absagen in Echtzeit. Dashboard mit Anmeldequote und No-Show-Rate.
Mehrere Check-in-Stationen gleichzeitig
Professionelles Gästemanagement mit beliebig vielen Geräten – alle Daten synchronisieren sich in Echtzeit.
Online-RSVP – Zusagen sammeln
Gäste können per RSVP-Link online zusagen oder absagen. Echtzeit-Tracking aller Zusagen. Automatische Erinnerungsmails an ausstehende Teilnehmer.
Teilnehmerliste importieren & exportieren
Bestehende Einladungslisten per CSV oder Excel importieren. Teilnehmerliste jederzeit als Excel exportieren – mit allen Feldern und Check-in-Zeiten.
Offline-fähiges Check-in-System
Die Event-App funktioniert auch ohne Internet. Daten synchronisieren sich automatisch – ideal für Outdoor-Events und Locations ohne WLAN.
Online-Teilnehmermanagement für jede Veranstaltungsart
Ob Kongress, Seminar, Firmenfeier oder Vereinsversammlung – das digitale Gästemanagement passt sich an.
Kongresse & Fachtagungen
Teilnehmermanagement für Fachkongresse mit Referenten-Verwaltung, Workshop-Zuordnung und Anwesenheitsdokumentation.
Seminare & Workshops
Digitale Teilnehmerliste für Schulungen mit Teilnahmebestätigungen und Zertifikaten. Anwesenheit automatisch dokumentieren.
Firmenfeiern & Galas
Elegantes Einladungsmanagement mit RSVP-Funktion. QR-Code Check-in für schnellen Empfang ohne Warteschlangen.
Medizin & Pharma
Teilnehmerverwaltung für CME-Fortbildungen und Advisory Boards. Anwesenheitsdokumentation für die Ärztekammer – DSGVO-konform.
Vereine & Verbände
Gästemanagement für Mitgliederversammlungen und Vereinsveranstaltungen. Stimmberechtigungs-Prüfung und Anwesenheitsnachweise.
Bildung & Forschung
Teilnehmerlisten für Symposien, Doktorandenkolloquien und Hochschulveranstaltungen. Teilnahmebestätigungen automatisch generieren.
Teilnehmerliste in Excel vs. Online-Gästemanagement-App
Was Ihr Team bisher Tage gekostet hat, erledigen Sie jetzt in Stunden.
- Einladungsliste manuell in Excel pflegen
- Bestätigungsmails einzeln versenden
- Zu- und Absagen manuell nachtragen
- Namenslisten am Empfang ausdrucken
- Gäste suchen und abhaken – fehleranfällig
- Anwesenheitslisten nachträglich digitalisieren
- Online-Teilnehmerliste mit automatischer Pflege
- Automatische Bestätigung mit QR-Code
- Echtzeit-Übersicht aller Zusagen & Absagen
- QR-Code Check-in per Smartphone – 2 Sekunden
- Doppelter Check-in wird automatisch verhindert
- Anwesenheitsliste als Excel-Export in Echtzeit
DSGVO-konforme Teilnehmerverwaltung – Ihre Daten sind sicher
Personenbezogene Daten Ihrer Gäste erfordern höchste Sicherheitsstandards. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Gästeliste Vorlage & Muster — sofort einsatzbereit
Statt eine Gästeliste-Vorlage in Excel mühsam selbst zu erstellen, nutzen Sie CheckinManager als fertige Online-Lösung mit RSVP-Funktion.
Klassische Gästeliste-Vorlage (Excel)
- Manuelles Erstellen und Formatieren
- Keine automatischen Zusagen/Absagen
- Kein QR-Code Check-in möglich
- Versionskonflikte bei mehreren Bearbeitern
- Kein RSVP-Link für Gäste
- Datenschutz schwer umsetzbar
CheckinManager als digitale Vorlage
- ✅ Sofort nutzbare Gästeliste-Vorlage online
- ✅ Online-RSVP: Gäste sagen per Link zu/ab
- ✅ QR-Code Check-in am Veranstaltungstag
- ✅ Echtzeit-Synchronisation für alle Mitarbeiter
- ✅ Automatische Bestätigungsmails
- ✅ DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland
Tipp: Sie können auch eine bestehende Excel-Gästeliste per CSV-Import in CheckinManager übernehmen. Alle Gäste erhalten dann automatisch ihren persönlichen RSVP-Link und QR-Code per E-Mail.
Praxisbeispiel: Fachkongress mit 480 Gästen – von der Einladung bis zur Dokumentation
Ein Bildungsträger aus Sachsen organisiert jährlich einen Fachkongress für Sozialwirtschaft. So lief die Umstellung auf eine digitale Gästeliste.
Ausgangssituation
Der Veranstalter verwaltete bisher 480 Gäste in einer Excel-Tabelle. Einladungen wurden per Serienbrief verschickt, Zusagen und Absagen manuell eingetragen. Am Kongresstag standen drei Mitarbeiter am Empfang mit ausgedruckten Namenslisten – bei 480 Gästen dauerte der Check-in im Schnitt 45 Sekunden pro Person.
Ergebnis mit CheckinManager
Die Gästeliste wurde einmalig per CSV importiert. Alle 480 Gäste erhielten automatisch eine Einladung mit persönlichem RSVP-Link. Innerhalb von 5 Tagen hatten 412 Gäste zugesagt – ohne eine einzige manuelle E-Mail. Am Kongresstag scannten zwei Mitarbeiter die QR-Codes. Die Warteschlange am Empfang war nach 20 Minuten abgebaut.
Checkliste: Digitale Gästeliste einrichten – Schritt für Schritt
Von der Planung bis zum Event-Tag – so bereiten Sie Ihre digitale Gästeliste optimal vor.
6–4 Wochen vorher
- Event anlegen: Titel, Datum, Ort, maximale Gästezahl festlegen
- Formularfelder definieren: Name, E-Mail, Organisation, ggf. Workshop-Auswahl
- Bestehende Gästeliste per CSV/Excel importieren (falls vorhanden)
- Bestätigungs-E-Mail anpassen: Logo, Farben, Text individualisieren
- Testeinladung an sich selbst senden und RSVP-Prozess prüfen
4–2 Wochen vorher
- Einladungen an alle Gäste versenden (mit persönlichem RSVP-Link)
- Zusagen und Absagen im Dashboard verfolgen
- Erinnerung an Gäste ohne Rückmeldung senden (nach 7 Tagen)
- Warteliste aktivieren, falls Kapazitätsgrenze erreicht
1 Woche vorher
- Finale Gästezahl prüfen – Catering und Raumplanung anpassen
- Check-in-Helfer einladen und Berechtigungen vergeben
- QR-Code-Scanner auf Smartphones testen
- Optional: Erinnerungs-E-Mail an alle bestätigten Gäste
Am Veranstaltungstag
- Dashboard auf Tablet/Laptop am Empfang öffnen
- QR-Codes scannen – Check-in in 2 Sekunden pro Gast
- Live-Statistik im Blick: Wer ist da, wer fehlt noch?
- Nach dem Event: Anwesenheitsliste als Excel/CSV exportieren
Ab wann lohnt sich eine digitale Gästeliste?
Nicht jede Veranstaltung braucht ein digitales Gästemanagement. Hier die Entscheidungshilfe.
Digitale Gästeliste empfohlen
- Ab 30 Gästen mit namentlicher Einladung
- Wenn Zusagen/Absagen nachverfolgt werden müssen
- Bei Events mit Teilnehmerlimit und Warteliste
- Wenn am Eingang ein Check-in stattfindet
- Bei wiederkehrenden Veranstaltungen (Zeitersparnis)
- Wenn eine Anwesenheitsdokumentation benötigt wird
- Bei mehreren Organisatoren, die Zugriff brauchen
Excel/E-Mail reicht bei
- Informellen Treffen mit unter 15 Personen
- Events ohne feste Gästeliste (offene Veranstaltungen)
- Einmalige Treffen ohne Dokumentationspflicht
Alle Funktionen für Ihr Gästemanagement
CheckinManager bietet weit mehr als eine einfache Gästeliste. Entdecken Sie alle Funktionen im Detail.
Digitale Gästeliste für Ihre Branche
Egal ob Unternehmen, Verein, Klinik oder Bildungseinrichtung – CheckinManager passt sich an Ihre Anforderungen an.
Ratgeber & Blog – Wissen für Veranstalter
Praxiswissen rund um Gästemanagement, Eventplanung und digitale Einlasskontrolle.
Veranstaltung planen: Die ultimative Checkliste
Von der Idee bis zur Nachbereitung – alle Schritte für eine erfolgreiche Veranstaltung.
QR-Code Check-in für Events einrichten
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den digitalen Einlass mit QR-Code-Scanner.
DSGVO-Leitfaden für Veranstalter
Was Sie bei der Verarbeitung von Teilnehmerdaten beachten müssen.
Alle Tutorials & Anleitungen
CSV-Import, E-Mail-Vorlagen, Check-in-Einrichtung und mehr.
Transparent & fair – Preise für jede Veranstaltungsgröße
Starten Sie kostenlos mit Ihrem ersten Event. Für regelmäßige Veranstaltungen gibt es flexible Abo-Pläne.
Weitere Lösungen für Ihre Veranstaltung
Entdecken Sie alle Funktionen von CheckinManager für professionelles Eventmanagement.
Häufige Fragen zur digitalen Gästeliste
Wie erstelle ich eine Gästeliste online?
Können Gäste online zusagen oder absagen?
Wie funktioniert der QR-Code Check-in mit der Gästeliste App?
Kann ich eine bestehende Gästeliste importieren?
Für welche Veranstaltungen eignet sich die Online-Gästeliste?
Können mehrere Geräte gleichzeitig auf die Gästeliste zugreifen?
Brauche ich spezielle Hardware für die Gästeliste App?
Wie werden die Daten meiner Gästeliste geschützt?
Was kostet die Gästeliste App?
Jetzt Gästeliste online erstellen – kostenlos starten
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