Wer im Gesundheitswesen nach einer digitalen Check-in-Lösung sucht, meint meist eines von zwei Dingen: den Patienten-Check-in im laufenden Praxisbetrieb oder den Einlass zu einer Veranstaltung. CheckinManager ist für den zweiten Fall gebaut – für Ärztefortbildungen, medizinische Kongresse und Klinik-Veranstaltungen. Dort setzen viele Einrichtungen noch auf manuelle Prozesse: Anmeldungen per E-Mail, Excel-Listen und handschriftliche Anwesenheitslisten. Das kostet Zeit – und verteilt Teilnehmerdaten auf Postfächer, lokale Dateien und Papier.
CME-Dokumentation: Export statt Abtippen
Bei CME-zertifizierten Fortbildungen geben Teilnehmende ihre EFN (Einheitliche Fortbildungsnummer) an und die Anwesenheit muss dokumentiert werden. In CheckinManager richten Sie EFN und Fachrichtung als eigene Pflichtfelder im Anmeldeformular ein; der Check-in wird mit Zeitstempel gespeichert. Anschließend exportieren Sie die Teilnehmerliste als Excel- oder CSV-Datei. Die Meldung selbst nehmen Sie weiterhin über das Portal Ihrer Landesärztekammer vor – eine direkte Schnittstelle zum Kammer-Meldesystem gibt es nicht. Der Zeitgewinn entsteht dadurch, dass niemand mehr EFN-Nummern von Papierlisten abtippen muss. Bestehende Teilnehmerlisten aus Excel übernehmen Sie per CSV-Import.
DSGVO-Konformität für medizinische Veranstaltungen
CheckinManager speichert alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner Cloud, Nürnberg). Es werden keine US-Cloud-Dienste, kein Google Analytics und kein Drittanbieter-Tracking eingesetzt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist im Volltext auf unserer Website einsehbar, ein gegengezeichnetes Exemplar erhalten Sie auf Anfrage. Erfasst werden Veranstaltungsteilnahmen – für Gesundheitsdaten von Patienten im Sinne von Art. 9 DSGVO ist das Tool nicht vorgesehen. Details zu Speicherfristen und technischen Maßnahmen finden Sie unter DSGVO-konformes Eventmanagement.
Medizinische Kongresse mit parallelen Sessions
Medizinische Kongresse unterscheiden sich von einer einzelnen Fortbildung vor allem durch das Programm: mehrere Vorträge laufen parallel, jeder Saal hat eine andere Kapazität, und Teilnehmende wollen vorab wissen, welche Session noch freie Plätze hat. In CheckinManager legen Sie jede Session mit Uhrzeit, Raum und maximaler Teilnehmerzahl an. Im Anmeldeformular sehen Ärztinnen und Ärzte die verbleibenden Plätze und wählen ihre Vorträge direkt mit aus. Ist ein Workshop voll, wird er automatisch gesperrt – Doppelbuchungen über die Kapazität hinaus sind nicht möglich.
Am Kongresstag scannen Sie pro Saal separat: Der Scanner erkennt, ob die Person die jeweilige Session überhaupt gebucht hat, und weist sie andernfalls ab. So entsteht für jeden Programmpunkt eine eigene Anwesenheitsliste statt einer pauschalen Teilnehmerzahl für den ganzen Kongress – die Grundlage, wenn einzelne Sessions unterschiedlich viele Fortbildungspunkte tragen. Zu beachten: Der Teilnehmer-Export gibt derzeit die Anmeldedaten und den Check-in-Zeitstempel aus, jedoch keine Spalte je Session. Die Auswertung pro Saal sehen Sie im Dashboard.
Pflichtschulungen und Fachkongresse nachweisen
Ob Hygiene-Unterweisung im Krankenhaus, kardiologisches Symposium oder Patienten-Informationsabend – Anmeldefelder, Bestätigungsmails mit QR-Code-Ticket und der Check-in-Zeitstempel funktionieren für alle diese Formate gleich. Weil der QR-Code-Scanner offline weiterläuft und Scans zwischenspeichert, bis wieder Netz verfügbar ist, klappt der Einlass auch in Hörsälen und Kellergeschossen ohne stabiles WLAN. Bei Kongressen mit mehreren Sälen lassen sich mehrere Eingänge und Sessions parallel erfassen. Für innerbetriebliche Fortbildungen außerhalb des medizinischen Bereichs gibt es die Variante für Schulungen und Seminare.
Abgrenzung zum Patienten-Check-in und zur Praxissoftware
CheckinManager ist eine Veranstaltungssoftware, keine Praxissoftware. Es gibt keine Terminvergabe, keinen Wartezimmer-Aufruf, kein Einlesen der Versichertenkarte und keinen Anmeldekiosk für den täglichen Patientenbetrieb. Wer den Check-in von Patienten im Praxisalltag digitalisieren möchte, braucht ein Praxisverwaltungssystem, das an Patientenakte und Abrechnung angebunden ist. Auch datenschutzrechtlich ist die Grenze klar: Wir verarbeiten Anmelde- und Anwesenheitsdaten zu Veranstaltungen, jedoch bewusst keine Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Für Patienten-Informationsabende und Gesundheitstage – also Veranstaltungen mit Anmeldung und Platzbegrenzung – ist CheckinManager dagegen genau richtig. Wenn Sie unsicher sind, welches der beiden Systeme Sie brauchen: Der Vergleich weiter oben ordnet das in 30 Sekunden ein.
