Konferenzen mit Sessions steuern –
der richtige Gast am richtigen Vortrag
Teilen Sie Ihr Event in Sessions auf: Jeder Vortrag, jedes Panel, jeder Workshop wird zum eigenen Zugangspunkt. Teilnehmer registrieren sich pro Session und werden nur dann durchgelassen, wenn ihr QR-Ticket die Berechtigung enthält. So vermeiden Sie überfüllte Säle, verhindern unbefugte Zugänge und werten exakt aus, wer wann wo teilgenommen hat.
- Unbegrenzt viele Sessions
- Ein QR-Ticket pro Teilnehmer
- Server in Deutschland (Hetzner)
Sync-Zeit zwischen Stationen< 1 Sek.
Sessions pro EventUnbegrenzt
Zusatzkosten pro Station0 €
Ein Event, mehrere Sessions – ein QR-Ticket regelt alles
Auf Konferenzen, Fachtagungen oder mehrtägigen Veranstaltungen laufen Vorträge und Panels parallel. Mit Sessions im CheckinManager legen Sie für jeden Programmpunkt einen eigenen Check-in an. Das QR-Ticket des Teilnehmers enthält genau die Sessions, für die er sich registriert hat – und nur für diese wird der Zutritt gewährt.
Sessions pro Event definieren
Unterteilen Sie Ihre Veranstaltung in beliebig viele Sessions – Keynote, Workshops, Panels, Breakouts. Jede Session erhält ihren eigenen Check-in-Punkt mit separater Auswertung.
Ein QR-Ticket, alle Berechtigungen
Jeder Teilnehmer bekommt ein einziges QR-Ticket. Darin ist hinterlegt, für welche Sessions er registriert ist. Beim Scan prüft das System automatisch die Berechtigung – kein Blättern in Listen.
QR-Scanner-Technik ansehenZugang nur für Berechtigte
Ist ein Teilnehmer nicht für eine Session registriert, wird der Zutritt verweigert – mit klarer Anzeige am Scan-Gerät. So vermeiden Sie überfüllte Räume und stellen sicher, dass nur angemeldete Gäste teilnehmen.
Auswertung pro Session
Nach dem Event sehen Sie exakt, wer wann an welchem Vortrag teilgenommen hat. Exportieren Sie die Daten als Excel oder CSV – perfekt für Teilnahmebescheinigungen, Feedback-Zuordnung oder Sponsorenreports.
Export-Funktionen ansehenEchtzeit-Sync über alle Eingänge
Mehrere Räume, mehrere Scanner – ein gemeinsamer Datenstand. Jeder Check-in ist in unter einer Sekunde auf allen Geräten sichtbar. Doppel-Einlass in dieselbe Session ist ausgeschlossen.
Zur Check-in-AppKapazitäten je Session steuern
Legen Sie pro Session ein Teilnehmerlimit fest. Ist ein Raum voll, sperrt das System weitere Zugänge automatisch – Ihr Team am Eingang muss nicht mehr mitzählen.
So richten Sie Sessions ein
Vom Anlegen der Sessions bis zum ersten Scan am Panel-Eingang vergehen keine zehn Minuten.
- 1
Sessions anlegen
Definieren Sie im Event Ihre Programmpunkte – z. B. „Keynote 10:00", „Panel A 11:30", „Workshop B 14:00". Jede Session bekommt Uhrzeit, Raum und optionales Teilnehmerlimit.
- 2
Teilnehmer zuordnen
Beim Import der Gästeliste oder bei der Registrierung wählt jeder Teilnehmer seine Sessions. Das QR-Ticket enthält automatisch genau diese Berechtigungen.
- 3
An jedem Raum scannen
Stellen Sie an jedem Session-Eingang ein Smartphone oder Tablet auf. Der Scanner zeigt sofort: Zugang gewährt oder nicht berechtigt – inklusive Sessionname und Teilnehmerdaten.
- 4
Live auswerten
Im Dashboard sehen Sie in Echtzeit die Auslastung jeder Session. Nach dem Event exportieren Sie die Teilnahmedaten pro Vortrag, Raum und Zeitslot.
Typische Session-Setups aus echten Veranstaltungen
Fachkonferenz
4 parallele Tracks mit je 6 Vorträgen – an jedem Saal-Eingang ein Tablet. Teilnehmer wechseln zwischen Tracks, das Ticket regelt alles.
Firmen-Summit
Plenum am Vormittag, Breakout-Sessions am Nachmittag. Teilnehmer wählen bei der Anmeldung ihre Workshops – Kapazitäten sind begrenzt.
Medizin-Kongress
CME-zertifizierte Vorträge erfordern Anwesenheitsnachweis. Per Session-Check-in dokumentieren Sie minutengenau, wer dabei war.
Messe mit Rahmenprogramm
Freier Messebesuch plus kostenpflichtige Masterclasses. Sessions steuern den Zugang zu den exklusiven Formaten.
Manuelle Einlasslisten vs. Sessions im CheckinManager
Warum Excel-Listen pro Raum und manuelles Abhaken der Vergangenheit angehören.
| Kriterium | Getrennte Listen pro Raum | Empfohlen CheckinManager Sessions |
|---|---|---|
| Berechtigung prüfen | Manuell Name auf Papier-Liste suchen | QR-Scan prüft Session-Berechtigung in 0,5 Sek. |
| Überfüllung vermeiden | Türsteher zählt mit, Fehlerquote hoch | Automatisches Kapazitätslimit pro Session |
| Teilnahme nachweisen | Unterschriftenlisten einsammeln und abtippen | Digitaler Nachweis mit Zeitstempel und Session |
| Raum-Wechsel erlauben | Neuer Eintrag auf anderer Liste nötig | Ein Ticket – alle registrierten Sessions enthalten |
| Auswertung nach Event | Listen zusammenführen, Doppelungen bereinigen | Export pro Session als Excel/CSV, sofort verfügbar |
| Unbefugter Zugang | Kaum kontrollierbar bei mehreren Räumen | Automatische Ablehnung bei fehlender Berechtigung |
| Skalierung | Mehr Räume = mehr Listen, mehr Personal | Unbegrenzt Sessions, ein System, ein Dashboard |
Häufige Fragen zu Sessions & mehreren Eingängen
Was genau ist eine Session im CheckinManager?
Eine Session ist ein Programmpunkt innerhalb eines Events – z. B. ein Vortrag, ein Panel oder ein Workshop. Jede Session hat ihren eigenen Check-in, sodass Sie pro Raum und Zeitslot kontrollieren können, wer teilnimmt.
Braucht jeder Teilnehmer ein separates Ticket pro Session?
Nein. Jeder Teilnehmer erhält ein einziges QR-Ticket. In diesem Ticket sind alle Sessions hinterlegt, für die er registriert ist. Beim Scan wird automatisch geprüft, ob die aktuelle Session enthalten ist.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer an einer nicht gebuchten Session teilnehmen will?
Der Scanner zeigt sofort „Nicht berechtigt" an – mit einer klaren Meldung für Ihr Personal am Eingang. Optional können Sie die Berechtigung live im System ergänzen, falls noch Plätze frei sind.
Kann ich Kapazitätsgrenzen pro Session setzen?
Ja. Legen Sie ein Maximum pro Session fest. Sobald die Grenze erreicht ist, meldet der Scanner „Session ausgebucht" – auch bei berechtigten Tickets. So vermeiden Sie überfüllte Räume zuverlässig.
Funktioniert das auch offline?
Ja. Jede Scan-Station kann offline weiterarbeiten. Die Check-ins werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
Wie nutze ich die Session-Daten nach dem Event?
Im Export erhalten Sie pro Teilnehmer eine Zeile mit allen besuchten Sessions, Zeitstempeln und Raum-Angaben. Ideal für Teilnahmebescheinigungen, CME-Nachweise oder Sponsoren-Reportings.
Ihre Konferenz, perfekt gesteuert
Sessions anlegen, Teilnehmer zuordnen, an jedem Panel-Eingang scannen. In wenigen Minuten steht Ihr Multi-Session-Setup.
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