Check-in-Team einrichten und den Event-Tag proben
Dieses Tutorial richtet sich an alle, die noch nie einen digitalen Check-in durchgeführt haben. Sie erfahren, wie Ihr Einlassteam einen eigenen Zugang erhält, wie sich die Check-in-WebApp am Smartphone bedienen lässt, wie Sie Gäste ohne Ticket manuell einchecken – und wie Sie den kompletten Ablauf mit einem Testteilnehmer gefahrlos durchspielen, bevor der erste Gast kommt.
Inhalt
Wie ein digitaler Check-in überhaupt abläuft
Falls Sie bisher mit ausgedruckten Namenslisten und Stift gearbeitet haben: Der digitale Check-in ersetzt genau diese Liste. Statt Namen zu suchen und abzuhaken, scannt Ihr Team den QR-Code auf dem Ticket des Gastes – und die Person ist eingecheckt. Wie der Browser-Scanner technisch arbeitet, welche Geräte unterstützt werden und was bei Offline-Betrieb passiert, ist ausführlich im Guide zum QR-Code Check-in beschrieben. Dieses Tutorial setzt danach an und zeigt, wie Sie Ihr Einlassteam einrichten und den Ablauf vorab proben.
1. Teilnehmer im System
Per CSV-Import, manuell angelegt oder über die Online-Anmeldung.
2. Ticket per E-Mail
Jeder Teilnehmer erhält eine Einladung mit einem persönlichen QR-Code.
3. Team am Einlass
Ihre Kollegen erhalten einen eigenen Zugang mit der Rolle „Check-in“.
4. Scannen am Event-Tag
QR-Code scannen, Bestätigung sehen, nächster Gast.
Einlassteam per Einladung hinzufügen
Wenn Sie den Einlass nicht allein machen, geben Sie Ihren Kollegen einen eigenen Zugang. Dafür gibt es im Adminbereich den Punkt „Team“. Wichtig: Sie geben nicht Ihr eigenes Passwort weiter. Jede Person am Einlass erhält ein eigenes Konto mit eingeschränkten Rechten.
Team
Laden Sie Kollegen ein und verwalten Sie Rollen & Status.
Welche Rolle wählen?
Für Ihr Einlasspersonal
Sieht nach dem Anmelden ausschließlich den Check-in. Keine Teilnehmerverwaltung, kein E-Mail-Versand, keine Einstellungen und kein Zugriff auf Ihre Abrechnung. Genau richtig für Aushilfen und Hostessen.
Für Mitorganisatoren
Volle Rechte wie Sie selbst: Events bearbeiten, Teilnehmer verwalten, Einladungen versenden und weitere Teammitglieder einladen. Nur an Personen vergeben, die das Event mitverantworten.
- Im Adminbereich „Team“ öffnen
- Auf „+ Einladung“ klicken – es erscheint eine neue, leere Zeile
- E-Mail-Adresse eintragen und als Rolle „CHECK-IN“ stehen lassen
- Für jede weitere Person erneut „+ Einladung“ klicken
- Zum Schluss „Einladungen senden“ – erst dann gehen die E-Mails raus
Einladung annehmen und Passwort setzen
Was passiert auf der anderen Seite? Ihr Kollege bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Einladung zum Team“ und Ihrem Organisationsnamen. Ein Klick auf den Button in der E-Mail öffnet eine Seite, auf der er sein eigenes Passwort festlegt. Erst danach kann er sich anmelden.
Hallo,
Sie wurden als Check-In Mitarbeiter zum Team eingeladen. Legen Sie jetzt Ihr Passwort fest, um loszulegen.
Der Link ist 14 Tage gültig.
Einladung annehmen
Sie wurden als Teammitglied eingeladen.
Check-in-WebApp öffnen und Event wählen
Die Check-in-WebApp ist keine separate App aus dem Store, sondern dieselbe Website, im Smartphone-Browser geöffnet. Ihr Team meldet sich am Event-Tag normal an – mit der eigenen E-Mail-Adresse und dem selbst gesetzten Passwort. Wer die Rolle „Check-in“ hat, landet automatisch direkt in der Event-Auswahl und sieht nichts anderes.
Check-In starten
Wähle ein aktives Event aus, um den Check-In zu starten
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BevorstehendScanner starten und Tickets scannen
Nach der Event-Auswahl öffnet sich der Check-in-Bildschirm mit zwei Bereichen, umschaltbar über die Leiste am unteren Rand: „Scanner“ und „Teilnehmer“. Die Kamera startet nicht von allein – Sie tippen zuerst auf „Scanner starten“ und erlauben dem Browser den Kamerazugriff. Diese Freigabe fragt das Handy nur beim ersten Mal.
Was Ihr Team beim Scannen beachten muss
Auf den Ton hören
Zwei helle Töne bedeuten „passt“. Ein tiefer, langer Ton bedeutet „aufpassen“ – etwa bei einem bereits verwendeten Ticket. So muss niemand ständig aufs Display starren.
Kurze Pause nach jedem Scan
Nach einem erkannten Code hält der Scanner rund zwei Sekunden an und zeigt „Verarbeite…“ bzw. das Ergebnis. Das ist Absicht – so wird derselbe Code nicht mehrfach hintereinander gelesen.
Automatische Pause
Passiert einige Minuten nichts, pausiert die Kamera zum Akkusparen: „Scanner pausiert“. Ein Tipp auf „Scanner fortsetzen“ weckt sie wieder auf.
Auch ohne Netz weiterarbeiten
Bricht das Internet weg, erscheint ein Hinweis auf den Offline-Modus und die Check-ins werden auf dem Gerät gespeichert („Offline gespeichert“). Sobald die Verbindung zurück ist, werden sie automatisch nachgetragen. Wichtig: Das Gerät danach nicht sofort abmelden.
Kamera streikt?
Meldungen wie „Kamera-Zugriff verweigert“ oder „Keine Kamera gefunden“ kommen fast immer von einer abgelehnten Browser-Berechtigung. In den Browsereinstellungen die Kamera für die Seite erlauben, Seite neu laden – oder ersatzweise manuell einchecken.
Display der Gäste hell stellen
Die meisten Leseprobleme entstehen durch dunkle Handy-Displays, Sonnenlicht oder Schutzfolien. Bitten Sie Gäste, die Helligkeit hochzudrehen – oder nehmen Sie das Ticket kurz in die Hand.
Teilnehmer manuell einchecken
Es wird immer Gäste geben, die ihr Ticket nicht finden, die E-Mail gelöscht haben oder ohne Smartphone kommen. Für diese Fälle ist der Tab „Teilnehmer“ gedacht: Ihre komplette Gästeliste zum Suchen und Antippen. Kein Ausweichen auf eine Papierliste nötig.
Mehrere Stationen und Sessions
Bei größeren Events reicht ein Gerät am Eingang nicht. Sie können beliebig viele Geräte parallel nutzen: Jede Person aus Ihrem Team meldet sich mit dem eigenen Zugang an und wählt dasselbe Event. Die Prüfung auf schon verwendete Tickets läuft auf dem Server – wenn ein Gast an Schlange A eingecheckt wurde, meldet Schlange B beim gleichen Ticket die Doppelscan-Warnung.
Haupteingang
Gerät mit eigenem Team-Zugang, Rolle „Check-in“.
Zweite Schlange
Eigenes Gerät, eigener Zugang – gleiches Event.
Server prüft zentral
Jedes Ticket kann nur einmal eingelöst werden, unabhängig vom Gerät.
Events mit mehreren Sessions oder Panels
Hat Ihr Event einzelne Programmpunkte (Workshops, Vorträge, Panels), erscheint im Scanner zusätzlich das Auswahlfeld „Session auswählen“. Damit legen Sie fest, wofür gerade gescannt wird.
Probelauf vor dem Event
Niemand sollte zum ersten Mal scannen, wenn draußen 200 Gäste warten. Der gute Nachricht: Sie können den kompletten Ablauf vorher mit echten Daten durchspielen – ohne Risiko für Ihre Statistik, wenn Sie dabei mit einem eigens angelegten Testteilnehmer arbeiten.
Variante A: Probelauf im eigenen Event (empfohlen)
Variante B: Demo ansehen, ohne etwas anzulegen
Wenn Sie erst einmal nur sehen möchten, wie der Check-in aussieht, nutzen Sie die Live-Check-in-Demo. Dort läuft ein erfundenes Beispiel-Event mit Beispielgästen – nichts davon landet in Ihren echten Daten. Ideal, um Kollegen den Ablauf in zwei Minuten zu zeigen, bevor Sie überhaupt ein Event anlegen.
Checkliste für den Tag davor
Tipps für den Event-Tag
Eine Station pro 100 Gäste
Ein Scan dauert nur wenige Sekunden, der Engpass ist das Suchen des Tickets durch den Gast. Kommen viele gleichzeitig, hilft eine zweite Schlange mehr als jede Technik.
Gäste vorab hinweisen
Ein Satz in der Einladung wirkt Wunder: „Bitte halten Sie Ihren QR-Code beim Eintreffen bereit.“ Das verkürzt die Schlange spürbarer als jedes zusätzliche Gerät.
Eine Person für Sonderfälle
Nachmeldungen, Namensverwechslungen, fehlende Tickets: Stellen Sie jemanden mit Admin-Zugang daneben, der solche Fälle löst, statt die Schlange aufzuhalten.
Zwischenstand im Dashboard
Wie viele sind schon da? Das sehen Sie im Event-Dashboard. Denken Sie daran, die Seite zum Aktualisieren neu zu laden – die Zahlen springen nicht automatisch weiter.
Nach dem Event abmelden
Geräte, die geliehen oder von Aushilfen genutzt wurden, am Ende abmelden. Bei nicht mehr benötigten Aushilfen können Sie den Team-Zugang anschließend löschen.
Sorgfalt statt Eile
Weil ein Check-in nicht zurückgenommen werden kann, ist ein kurzer Blick auf den Namen beim manuellen Einchecken wichtiger als eine Sekunde Zeitgewinn.
Passende nächste Schritte
Vertiefende Seiten zum Thema
Check-in einmal in Ruhe ausprobieren
Event anlegen, Testteilnehmer einladen, eigenen QR-Code scannen: In wenigen Minuten wissen Sie genau, wie Ihr Einlass am Event-Tag laufen wird.