Funktionen für einen reibungslosen Einlass
Teilnehmerliste importieren, Gäste per QR-Code einchecken, Namensschilder drucken, Anwesenheit exportieren. Alles im Browser – ohne Installation, ohne Miet-Hardware, auf Servern in Deutschland.
- Keine Kreditkarte
- Server in Deutschland
- In 5 Minuten startklar
unter 0,5 Sek.Dauer pro Scan – auch bei Warteschlangen am Haupteingang.
0 € HardwareKeine Miet-Scanner nötig: Das Team nutzt die eigenen Smartphones.
DSGVO & AVVHosting bei Hetzner in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Was das in der Praxis heißt
So läuft eine Veranstaltung mit CheckinManager ab
Drei Phasen, in denen jeweils andere Module greifen. Sie können mit einem einzigen Modul starten und die übrigen später dazunehmen – die Daten bleiben durchgängig dieselben.
- 1
Vor dem Event: Gästeliste aufbauen
Teilnehmerdaten aus Excel oder CSV importieren, Felder zuordnen und Tickets mit QR-Code versenden. Doppelte Einträge erkennt das System beim Import.
Passende Module
- 2
Am Eventtag: Einlass kontrollieren
Jedes Smartphone wird über einen Link zum Scanner. Mehrere Eingänge arbeiten parallel auf demselben Datenstand, bei Netzausfall läuft der Check-in offline weiter.
Passende Module
- 3
Nach dem Event: auswerten
Anwesenheitsliste als CSV oder Excel exportieren – inklusive Uhrzeit, Eingang und Gerät. Für Nachweise, Abrechnung oder Teilnahmebescheinigungen.
Passende Module
Jedes Modul im Detail
Vom Ticket-Scan bis zum Namensschild: Was jedes Modul leistet – und auf welcher Seite Sie die Details dazu finden.
Einlass & Check-in
Alles, was am Eventtag am Eingang passiert – vom Scan des Tickets bis zur Live-Statistik im Dashboard.
Check-in App
Die Einlass-Oberfläche für Ihr Team: Ticket scannen, Namen suchen, Gast bestätigen.
- Läuft im Browser, kein App-Store-Download
- Helfer per Link oder PIN einladen
- Live-Zähler eingecheckter Gäste
QR-Scanner
Die Scan-Technik dahinter: Kamera-Erkennung, Validierung und Doppel-Scan-Schutz.
- Erkennung in unter 0,5 Sekunden
- Warnung bei bereits genutzten Tickets
- Funktioniert auf iOS und Android
Offline Check-in
Für Hallen und Außengelände ohne stabiles Netz: Scans werden lokal gespeichert.
- Weiterarbeiten ohne Internet
- Automatische Synchronisation danach
- Keine doppelten Einträge
Mehrere Eingänge
Haupteingang, VIP und Presse gleichzeitig – jeder Scan ist sofort überall sichtbar.
- Unbegrenzt viele Geräte parallel
- Auswertung pro Eingang
- Kein Gast checkt zweimal ein
Daten & Gästeliste
Teilnehmerdaten importieren, pflegen und wieder herausholen – ohne manuelles Abtippen.
CSV/Excel-Import
Bestehende Listen per Drag & Drop übernehmen, Spalten frei zuordnen.
- CSV und XLSX direkt hochladen
- Vorschau vor dem Import
- Dubletten werden erkannt
- Eigene Felder möglich
Teilnehmer-Export
Anwesenheit nach dem Event als Datei herunterladen – für Nachweis und Abrechnung.
- CSV und Excel
- Mit Check-in-Zeit und Eingang
- Gefilterte Teillisten exportierbar
Vor Ort & Branding
Der sichtbare Teil am Empfang: Namensschilder und Badges im eigenen Design.
Badge-Druck
Badge direkt beim Check-in ausdrucken – auch für spontane Gäste.
- Druck aus dem Check-in heraus
- Gängige Etikettendrucker
- Nachdruck jederzeit möglich
Namensschilder
Vorlagen mit Logo, Farben und Rollen wie „VIP" oder „Referent".
- Eigenes Logo und Farben
- Rollen farblich unterscheiden
- Vorab als PDF drucken
Alle Funktionen der Plattform
Über die neun Einlass-Module hinaus deckt CheckinManager Anmeldung, Ticketverkauf, Einladungsversand, Sessions, Team-Rollen und Auswertung ab. Der Index verlinkt zu jeder Funktion die passende Detailseite.
Anmeldung & Registrierung
- Online-AnmeldungAnmeldeseite mit eigenem Design, Double-Opt-In und Teilnehmerlimit.Lösung
- Digitale GästelisteGästeliste online führen statt in Excel – jederzeit für alle aktuell.Lösung
- Event-EinladungenEinladungen per E-Mail mit Live-Vorschau, Platzhaltern und Öffnungs-Tracking.Lösung
- Event erstellenEvent anlegen und konfigurieren – Schritt für Schritt erklärt.Tutorial
- E-Mail-VersandQR-Code-Tickets und Einladungen automatisch an alle Teilnehmer senden.Tutorial
Einlass & Check-in
- Check-in AppTicket scannen, Namen suchen, Gast bestätigen – direkt im Browser.Funktion
- QR-ScannerKamera-Erkennung, Validierung und Doppel-Scan-Schutz.Funktion
- Offline Check-inEinchecken ohne Internet, mit automatischer Synchronisation.Funktion
- Mehrere Eingänge & SessionsParallele Stationen und Zugangsrechte pro Vortrag oder Workshop.Funktion
- QR-Code EinlasskontrolleProfessionelle Einlasskontrolle für größere Veranstaltungen.Lösung
- Check-in-Team einrichtenHelfer per Link oder PIN einbinden und den Probelauf durchführen.Tutorial
Teilnehmer & Daten
- CSV/Excel-ImportBestehende Listen per Drag & Drop übernehmen, Spalten frei zuordnen.Funktion
- Teilnehmer-ExportAnwesenheit als CSV oder Excel herunterladen, inklusive Zeitstempel.Funktion
- Teilnehmer verwaltenImportieren, suchen, bearbeiten und exportieren – die Anleitung.Anleitung
- Spalten-Mapping beim ImportEigene Felder und Spalten korrekt zuordnen.Tutorial
Tickets & Bezahlung
Vor Ort & Branding
- Badge-DruckBadges direkt beim Check-in ausdrucken, auch für spontane Gäste.Funktion
- NamensschilderVorlagen mit Logo, Farben und Rollen wie „VIP" oder „Referent".Funktion
- Whitelabel & eigene MarkePlattform im eigenen Design – ohne CheckinManager-Branding.Enterprise
- Multi-Client für AgenturenMehrere Kunden und Mandanten getrennt verwalten.Lösung
Auswertung & Team
Datenschutz & Sicherheit
Für Ihre Branche
- VereineMitgliederversammlungen und Vereinsfeste organisieren.Lösung
- Gemeinden & StädteBürgerveranstaltungen DSGVO-konform verwalten.Lösung
- Arztpraxen & KlinikenFortbildungen und Klinik-Events mit Anwesenheitsnachweis.Lösung
- Pharma & IndustrieFSA-Kodex-konforme Veranstaltungsdokumentation.Lösung
- FirmenveranstaltungenMitarbeiter-Events und RSVP für Unternehmen.Lösung
- Schulungen & SeminareAnwesenheit digital erfassen und nachweisen.Lösung
- TanzschulenKurse, Workshops und Tanzpartys verwalten.Lösung
- HochzeitenDigitale Gästeliste für den großen Tag.Lösung
Häufige Fragen zu den Funktionen
Die Punkte, die vor der ersten Veranstaltung am häufigsten aufkommen.
Muss ich alle Funktionen nutzen?
Nein. Sie können nur den Check-in verwenden und Import, Badge-Druck oder Export komplett weglassen. Die Module lassen sich pro Veranstaltung ein- und ausschalten.
Brauchen meine Helfer einen eigenen Account?
Nein. Helfer erhalten einen Link oder eine PIN und starten damit direkt den Scanner. Sie sehen nur den Check-in, nicht die Einstellungen oder die vollständige Teilnehmerverwaltung.
Welche Geräte werden unterstützt?
Jedes Smartphone, Tablet oder Notebook mit aktuellem Browser und Kamera – iOS ab Safari 14, Android ab Chrome 90. Eine Installation aus dem App Store ist nicht nötig.
Was passiert, wenn das WLAN am Veranstaltungsort ausfällt?
Der Check-in läuft offline weiter. Die Scans werden auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wo werden die Teilnehmerdaten gespeichert?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner, Standort Nürnberg). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist im Konto abrufbar.
Kann ich die Funktionen vorher testen?
Ja. Der kostenlose Tarif enthält alle Kernfunktionen. Zusätzlich gibt es eine Live-Demo, in der Sie den Scanner ohne Registrierung ausprobieren können.
Bereit für einen stressfreien Einlass?
Konto anlegen, Gästeliste importieren, Scanner-Link ans Team schicken – die erste Veranstaltung steht in unter fünf Minuten.
Keine Kreditkarte · Keine Einrichtungsgebühr · Jederzeit kündbar