Pharma Event Management Software – Compliance-konform & audit-sicher
Die Event-Management-Lösung für die Pharma-Industrie: FSA-Kodex-konforme Dokumentation, DSGVO-sichere Anmeldung, automatisierte Teilnehmerlisten und revisionssicherer Audit-Trail. Sofort einsatzbereit – ohne IT-Projekt.
Vertraut von 50+ Pharma-Teams in Deutschland
Schluss mit Excel-Chaos bei Pharma-Events
Manuelle Prozesse kosten Zeit, bergen Compliance-Risiken und gefährden Ihre Audit-Readiness nach FSA-Kodex und HWG.
Ohne Pharma Event Management Software
- Excel-Listen ohne Audit-Trail – nicht FSA-Kodex-konform
- Manuelle Anwesenheitsdokumentation fehleranfällig
- Keine revisionssichere Protokollierung für Audits
- DSGVO-Risiken bei US-Cloud-Tools (Schrems II)
- Stundenlange Nachbereitung nach jedem Event
- Transparenzregister-Meldungen manuell zusammenstellen
Mit CheckinManager
- Automatischer Audit-Trail – FSA-Kodex-ready
- QR-Code Check-in in Sekunden – lückenlos dokumentiert
- Revisionssichere Dokumentation für jedes Audit
- 100% DSGVO – Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg)
- Export per Klick – Teilnehmerlisten in Minuten fertig
- Strukturierte Daten für Transparenzregister-Meldungen
Pharma-Compliance leicht gemacht: FSA-Kodex, HWG & DSGVO
CheckinManager unterstützt Sie bei der Einhaltung aller relevanten Regularien für Pharma-Veranstaltungen in Deutschland.
FSA-Kodex Konformität
Lückenlose Dokumentation aller Teilnehmer und Zuwendungen gemäß dem Kodex des Freiwilligen Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie (FSA). Automatischer Audit-Trail für jede Interaktion.
HWG-konforme Veranstaltungen
Heilmittelwerbegesetz-konforme Teilnehmerdokumentation: Erfassen Sie Fachkreiszugehörigkeit, Einladungsgrund und Zuwendungsart strukturiert und nachvollziehbar.
DSGVO & Schrems II
Serverstandort ausschließlich in Deutschland (Hetzner Cloud, Nürnberg). Keine Datenübertragung in Drittländer. AVV sofort verfügbar – auch als individuelle Version.
Transparenzregister-Ready
Strukturierte Teilnehmerdaten für Ihre Meldepflichten an das Transparenzregister. Export aller relevanten Daten (Teilnehmer, Zuwendungen, Veranstaltungsdetails) per Klick.
Pharma Event Management: Alle Tools in einer Plattform
Von der Einladung bis zum Audit-Report – professionelles Teilnehmermanagement für die Pharma-Industrie.
QR-Code Check-in
Sekundenschneller Check-in per Smartphone. Jeder Teilnehmer erhält einen persönlichen QR-Code per E-Mail. Kein zusätzliches Gerät nötig.
Audit-Trail
Lückenlose Dokumentation aller Änderungen. Wer hat wann was gemacht?
DSGVO-konform
Serverstandort Deutschland. Keine US-Cloud. AVV sofort verfügbar.
Echtzeit-Dashboard
Live-Übersicht aller Anmeldungen und Check-ins während der Veranstaltung.
CSV-Import & Export
Teilnehmerlisten importieren und Ergebnisse als Excel/CSV exportieren.
Automatische Bestätigungsmails
Personalisierte E-Mails mit QR-Code direkt nach der Anmeldung. Erinnerungsmails vor dem Event. Alles automatisch.
Individuelle Felder
EFN-Nummer, Fachrichtung, Firma – konfigurieren Sie Ihre Pflichtfelder.
Ticketverkauf
Kostenpflichtige Events mit Stripe-Integration. Automatische Rechnungen.
Für jedes Pharma-Veranstaltungsformat
Advisory Boards & KOL-Meetings
Einladungsmanagement für Key Opinion Leaders mit vollständiger Dokumentation aller Teilnehmer und Zuwendungen.
Produktlaunches & Symposien
DSGVO-konforme Anmeldung für Fachpublikum. QR-Code Check-in vor Ort mit Echtzeit-Übersicht.
CME-Fortbildungen
CME-Punkte Erfassung mit EFN-Dokumentation. Automatischer Export für Ärztekammer-Meldungen.
Investigator Meetings
Teilnehmerdokumentation für klinische Studien-Meetings mit lückenloser Nachverfolgung.
Compliance-Schulungen
Pflichtschulungen mit Anwesenheitsnachweis. Automatische Dokumentation für Audits.
Industrie-Events & Messen
Teilnehmermanagement für Fachmessen und Kundentage. Ticketverkauf integriert.
In 3 Schritten zum compliance-konformen Event
Event anlegen
Registrieren, Veranstaltung erstellen und Anmeldeformular mit Ihren Pflichtfeldern konfigurieren.
Teilnehmer einladen
Anmeldelink teilen oder per CSV importieren. Automatische Bestätigungsmail mit QR-Code.
Check-in & Export
QR-Code scannen am Event-Tag. Audit-Trail läuft automatisch. Teilnehmerliste per Klick exportieren.
Mit CheckinManager haben wir endlich eine Lösung, die unsere Compliance-Anforderungen erfüllt. Die automatische Dokumentation spart uns bei jedem Advisory Board mehrere Stunden Nachbereitung – und wir sind jederzeit audit-ready.
Häufige Fragen
Ja. CheckinManager bietet einen revisionssicheren Audit-Trail, lückenlose Teilnehmerdokumentation und strukturierte Datenexporte – ideal für FSA-Kodex-konforme Pharma-Events und Audits. Alle Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner Cloud, Nürnberg) gespeichert. Es findet keine Datenübertragung in Drittländer statt – vollständig Schrems-II-konform.
Ja. Sie können beliebige Pflicht- und optionale Felder konfigurieren – z.B. EFN-Nummer, Fachrichtung, Klinik/Praxis, Firma, Zuwendungsart oder Fachkreiszugehörigkeit gemäß HWG.
Jeder Teilnehmer erhält nach der Anmeldung eine Bestätigungsmail mit persönlichem QR-Code. Am Veranstaltungstag scannen Sie den Code mit einem beliebigen Smartphone – der Check-in wird sofort im Audit-Trail dokumentiert.
Ja. Alle relevanten Teilnehmerdaten (Name, Fachrichtung, Zuwendungsart, Veranstaltungsdetails) können strukturiert als CSV/Excel exportiert werden – ideal als Grundlage für Ihre Transparenzregister-Meldungen.
Die erste Veranstaltung ist komplett kostenlos – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Danach zahlen Sie nur für tatsächlich durchgeführte Events. Keine monatlichen Fixkosten.
Ja. Eine AVV gemäß Art. 28 DSGVO steht sofort nach der Registrierung zum Download bereit. Auf Wunsch auch als individuell angepasste Version für Ihre Compliance-Abteilung.
Sie bestimmen die Aufbewahrungsdauer selbst. Für Pharma-Veranstaltungen empfehlen wir 10 Jahre gemäß FSA-Kodex. Daten können jederzeit DSGVO-konform gelöscht werden.
Bereit für compliance-konformes Teilnehmermanagement?
Starten Sie kostenlos – keine Kreditkarte, keine Vertragsbindung.