Anwesenheitsnachweis für Fortbildungen: je Tag, mit Uhrzeit
CheckinManager erfasst die Anwesenheit bei Fortbildungen per QR-Code. Bei mehrtägigen Formaten checken die Teilnehmenden an jedem Tag einzeln ein.
Der Nachweis kommt als Excel-Liste: je Tag eine Spalte mit der Check-in-Uhrzeit, dazu die Zahl der besuchten Einheiten. Daraus erstellen Sie Ihre Bescheinigungen.
Eingesetzt u. a. beim Klinikum Ernst von Bergmann · Server in Deutschland
Nachweis je Tag oder Einheitmit Uhrzeit
AnwesenheitslisteExcel oder CSV
Erfassung am EingangQR-Scan oder Namenssuche
ServerstandortDeutschland
So sieht der Export einer dreitägigen Fortbildung aus
Jede Zeile ist eine Person, jede Tagesspalte zeigt die Uhrzeit des Check-ins. Eine leere Zelle heißt: an diesem Tag nicht da. Die beiden Zähler rechts sind Zahlen, nach denen Sie in Excel filtern können.
| Name | Tag 1 (03.11.) | Tag 2 (04.11.) | Tag 3 (05.11.) | Anwesend | Gebucht |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna Beispiel | 08:52 | 08:47 | 08:55 | 3 | 3 |
| Jonas Muster | 09:04 | nicht da | 08:58 | 2 | 3 |
| Leyla Probe | 08:41 | 08:50 | nicht da | 2 | 3 |
Beispieldaten. Im echten Export stehen zusätzlich Datum, E-Mail und Ihre eigenen Felder wie die EFN.
Von der Teilnehmerliste zum Nachweis je Tag
Der entscheidende Schritt ist der erste: Jeder Fortbildungstag wird als eigene Einheit angelegt. Danach läuft die Erfassung am Eingang wie gewohnt.
- 1
Fortbildung anlegen, jeden Tag als Einheit
Sie legen die Fortbildung als Veranstaltung an und jeden Tag oder Block als eigene Session mit Datum und Uhrzeit. So entsteht später pro Tag eine eigene Spalte im Nachweis.
Einmalig, wenige Minuten - 2
Teilnehmende übernehmen oder anmelden lassen
Vorhandene Listen importieren Sie als Excel oder CSV, oder die Teilnehmenden melden sich über ein eigenes Formular an. Jede Person bekommt ihren QR-Code per E-Mail.
Vor der Fortbildung - 3
Jeden Tag am Eingang einchecken
Am Eingang wählen Sie die Session des Tages und scannen die QR-Codes mit Smartphone oder Tablet. Wer ohne Code kommt, wird über die Namenssuche erfasst. Jeder Check-in erhält eine Uhrzeit.
An jedem Fortbildungstag - 4
Nachweis exportieren
Der Export enthält je Tag eine Spalte mit der Check-in-Uhrzeit sowie die Zahl der anwesenden und gebuchten Einheiten. Daraus erstellen Sie Bescheinigungen, zum Beispiel per Serienbrief.
Nach der Fortbildung
Was die Anwesenheitserfassung für Fortbildungen leistet
Anwesenheit je Tag oder Einheit
Mehrtägige Fortbildungen und Seminarreihen erfassen Sie pro Tag oder pro Block getrennt. Ein Fehltag ist im Nachweis sofort sichtbar.
Uhrzeit bei jedem Check-in
Jeder Scan wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Damit ist nachvollziehbar, wann jemand zur Fortbildung erschienen ist.
Zähler für Ihre Kriterien
Die Spalten „Sessions anwesend“ und „Sessions gebucht“ sind Zahlen. In Excel filtern Sie damit zum Beispiel alle, die mindestens 80 Prozent der Einheiten besucht haben.
Eigene Felder wie EFN oder Dienststelle
Zusätzliche Angaben wie die einheitliche Fortbildungsnummer (EFN), Dienststelle oder Personalnummer erfassen Sie als eigene Felder. Sie stehen im Export neben dem Nachweis.
QR-Code per E-Mail
Die Teilnehmenden bekommen ihren persönlichen QR-Code per E-Mail und zeigen ihn am Eingang auf dem Smartphone oder ausgedruckt vor.
Datenschutz eingebaut
Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag im Account und automatische Löschung der Teilnehmerdaten nach Ihrer Frist.
Wer Anwesenheit bei Fortbildungen nachweisen muss
Kliniken erfassen die Anwesenheit bei Fortbildungen mit EFN-Feld und exportieren den Nachweis für die Meldung der Fortbildungspunkte.
Institute und Behörden mit täglichem Seminarbetrieb erfassen jeden Tag getrennt und sehen pro Person, an wie vielen Tagen sie teilgenommen hat.
Wohlfahrtsverbände und Unternehmen dokumentieren, wer an Pflichtschulungen teilgenommen hat, statt Unterschriftenlisten abzutippen.
Was CheckinManager nicht übernimmt
Teilnahmebescheinigungen als PDF erzeugt CheckinManager nicht selbst. Sie erstellen sie aus dem Excel-Export, zum Beispiel per Serienbrief in Word. Der Export liefert dafür Namen, Ihre eigenen Felder und die Anwesenheit je Tag.
Ein Check-in ohne Einheit zählt einmal pro Veranstaltung. Für den Nachweis je Tag legen Sie deshalb jeden Tag als eigene Einheit an, wie im Ablauf beschrieben.
Fragen zum Anwesenheitsnachweis
Wie weise ich die Anwesenheit bei einer mehrtägigen Fortbildung nach?
Sie legen jeden Fortbildungstag als eigene Session an und checken die Teilnehmenden an jedem Tag in die Session des Tages ein. Der Export enthält dann je Tag eine Spalte mit der Check-in-Uhrzeit. Eine leere Zelle bedeutet: an diesem Tag nicht anwesend.
Erstellt CheckinManager Teilnahmebescheinigungen?
Nein, Bescheinigungen als PDF erzeugt CheckinManager nicht selbst. Sie erstellen sie aus dem Excel-Export, zum Beispiel per Serienbrief in Word. Der Export liefert dafür Namen, eigene Felder wie die EFN und die Anwesenheit je Tag.
Kann ich nur Teilnehmende bescheinigen, die mindestens 80 Prozent anwesend waren?
Ja. Die Spalten „Sessions anwesend“ und „Sessions gebucht“ sind im Excel-Export Zahlen. Damit filtern Sie direkt nach Ihrem Kriterium, etwa mindestens vier von fünf Tagen.
Was passiert, wenn jemand seinen QR-Code nicht dabeihat?
Die Person wird über die Namenssuche eingecheckt. Der Check-in zählt genauso und erhält ebenfalls eine Uhrzeit.
Brauchen wir dafür spezielle Geräte?
Nein. Gescannt wird im Browser mit Smartphone oder Tablet, ohne App-Installation. Mehrere Geräte können gleichzeitig scannen, auch an mehreren Eingängen.
Können wir eine vorhandene Teilnehmerliste übernehmen?
Ja. Teilnehmerlisten aus Ihrem bisherigen System importieren Sie als Excel- oder CSV-Datei. Eigene Felder wie EFN oder Dienststelle werden dabei mit übernommen.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern in Deutschland (Hetzner), ohne Übermittlung in Drittstaaten. Den Auftragsverarbeitungsvertrag rufen Sie im Account ab, und die Teilnehmerdaten werden nach Ihrer Frist automatisch gelöscht.
Die nächste Fortbildung ohne Unterschriftenliste
In einer Demo zeigen wir Ihnen den Ablauf an Ihrer eigenen Fortbildung: Tage anlegen, Teilnehmende importieren, einchecken und den Nachweis exportieren.
Ohne Installation · AV-Vertrag im Account · Server in Deutschland
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