Gästeliste online erstellen:
Der komplette Guide 2026
Schritt für Schritt zur professionellen digitalen Gästeliste – mit QR-Code Check-in, automatischen E-Mails und DSGVO-Konformität.
Sie organisieren einen Fachkongress, ein Seminar oder eine Firmenveranstaltung? In diesem Guide zeigen wir, wie Sie Ihre Gästeliste online erstellen, Gäste verwalten und den Check-in effizient durchführen.
Warum eine digitale Gästeliste?
- Manuelle Pflege, Versionskonflikte
- Bestätigungsmails einzeln senden
- Namenslisten ausdrucken
- Gäste am Empfang suchen
- Keine Echtzeit-Übersicht
- DSGVO-Risiko bei Cloud-Tabellen
- Automatische Listenpflege
- Bestätigung + QR-Code automatisch
- QR-Code Check-in per Smartphone
- 2 Sek. pro Gast, kein Suchen
- Echtzeit-Dashboard
- DSGVO-konform, Hosting in DE
Gästeliste online erstellen: Schritt für Schritt
Veranstaltung anlegen
Name, Datum, Ort und Beschreibung eingeben. Diese Infos erscheinen automatisch auf Ihrer Gästeliste und in den Bestätigungsmails.
Gästeliste konfigurieren
Definieren Sie die Felder Ihrer Gästeliste: Name, Organisation, Kategorie, Workshop-Auswahl, Ernährungswünsche – alles individuell konfigurierbar.
Gäste hinzufügen
Drei Wege zur vollständigen Gästeliste:
Einladungen versenden
Jeder Gast erhält eine professionelle E-Mail mit Veranstaltungsdetails und persönlichem QR-Code.
Sehr geehrter Herr Dr. Schreiber,
Sie stehen auf der Gästeliste.
Gästeliste verwalten
Echtzeit-Übersicht: Wer hat zugesagt? Wer steht noch aus? Automatische Erinnerungen an offene Einladungen.
Gästeliste jetzt online erstellen
Erste Veranstaltung kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Kostenlos startenCheck-in am Veranstaltungstag
Am Tag der Veranstaltung wird Ihre digitale Gästeliste zum Check-in-Tool.
QR-Code scannen
Gast zeigt QR-Code auf dem Smartphone
Gast identifiziert
Name, Organisation und Kategorie werden angezeigt
Eingecheckt
Gästeliste aktualisiert sich in Echtzeit
DSGVO und Datenschutz bei der Gästeliste
Tools im Vergleich: Gästeliste online erstellen
| Excel | Google Forms | Eventbrite | CheckinManager | |
|---|---|---|---|---|
| Gästeliste erstellen | Manuell | Formular | Ja | Ja |
| QR-Code Check-in | ✗ | ✗ | Kostenpflichtig | ✓ Inklusive |
| Automatische E-Mails | ✗ | Eingeschränkt | Ja | ✓ |
| CSV/Excel-Import | – | ✗ | Ja | ✓ |
| Offline-Check-in | ✗ | ✗ | Ja | ✓ |
| DSGVO-konform | Bedingt | Problematisch | Bedingt (US) | ✓ DE-Hosting |
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos | Ab 6,95% | 1. Event gratis |
Gästeliste nach Branche
Medizin & Pharma
Gästelisten für CME-Fortbildungen und Fachkongresse. Anwesenheitsdokumentation für die Ärztekammer.
Unternehmen
Digitale Gästelisten für Konferenzen, Seminare und Firmenveranstaltungen mit Kostenstellen-Zuordnung.
Politik & Verbände
Gästelisten für Mitgliederversammlungen mit Stimmberechtigungs-Prüfung und Anwesenheitsnachweisen.
Bildung & Forschung
Gästelisten für Symposien und Workshops. Teilnahmebestätigungen automatisch generieren.
10 Praxis-Tipps für Ihre Gästeliste
Fazit: Gästeliste online erstellen lohnt sich
Erstellen Sie jetzt Ihre digitale Gästeliste
Erste Veranstaltung kostenlos. Keine Kreditkarte. In Minuten einsatzbereit.
Häufige Fragen zur digitalen Gästeliste
Kann ich eine bestehende Gästeliste importieren?
Ja, per CSV oder Excel. Alle Gäste erhalten automatisch ihren QR-Code per E-Mail.
Wie viele Gäste kann meine Gästeliste umfassen?
CheckinManager unterstützt Gästelisten von 10 bis über 5.000 Gästen.
Ist die digitale Gästeliste DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. AVV ist inklusive.
Was kostet es, eine Gästeliste online zu erstellen?
Die erste Veranstaltung ist kostenlos – ohne Kreditkarte. Danach ab 9 EUR/Monat.
Können mehrere Personen die Gästeliste bearbeiten?
Ja, mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für Organisatoren und Empfangsteam.